Bagaimana Mendesain Sistem Penggajian

Menyiapkan sistem penggajian adalah langkah penting untuk memulai bisnis. Memilih sistem yang tepat akan merampingkan penggajian, membantu Anda memenuhi persyaratan pemotongan dan pemotongan hukum, serta melindungi Anda dari denda dan penalti atas pelaporan yang tidak akurat oleh Internal Revenue Service dan pemerintah negara bagian dan lokal. Anda dapat menyimpan penggajian dengan tangan, menyewa layanan penggajian atau menggunakan spreadsheet. Perangkat lunak dan layanan penggajian menyederhanakan administrasi dan meningkatkan akurasi, tetapi Anda harus memilih sistem yang paling sesuai dengan industri, anggaran, dan jumlah karyawan Anda.

Daftarkan Bisnis Anda

Sebelum mempekerjakan karyawan mana pun, dapatkan nomor identifikasi pemberi kerja, atau EIN. Negara bagian dan kota Anda mungkin juga memerlukan pendaftaran majikan. Pelajari kewajiban pelaporan Anda sehingga Anda dapat merancang kategori dalam sistem penggajian Anda untuk menyederhanakan pelaporan kepada pihak berwenang dan membayar pajak penggajian. Anda bisa mendapatkan informasi tentang tanggung jawab federal Anda dari Employers Tax Guide yang diterbitkan oleh IRS. Kunjungi atau hubungi agen negara tempat Anda mempekerjakan pekerja untuk mendapatkan pedoman perpajakan dan pelaporan dan cari tahu apakah Anda perlu memotong pajak kota.

Mendokumentasikan Karyawan dan Layanan Kerja

Konfirmasikan bahwa karyawan memiliki hak hukum untuk bekerja di Amerika Serikat dengan menyalin kartu identitas dan memverifikasi status karyawan. Tentukan tingkat gaji, komisi dan gaji dan seberapa sering Anda akan membayar karyawan Anda - mingguan, setiap dua minggu atau bulanan. Kompensasi dan pengurangan bisnis termasuk makan, seragam, rencana kesehatan, rencana pensiun, pajak negara bagian dan federal dan terkadang pajak kota. Sertakan kategori dalam catatan penggajian Anda untuk masing-masing pemotongan ini dan daftar terpisah untuk gaji, komisi, gaji per jam dan lembur. Dokumentasi pemotongan ini harus dikirim ke otoritas pajak.

Pilih Sistem Penggajian

Simpan catatan dengan tangan, atau format spreadsheet komputer untuk mempermudah penghitungan. Pertimbangkan penggajian outsourcing jika bisnis Anda cukup besar untuk menjaminnya. Layanan penggajian menawarkan banyak keuntungan pencatatan dan pelaporan untuk bisnis, dan program perangkat lunak memberikan manfaat serupa. Terlepas dari sistem Anda, seseorang harus memasukkan angka, mengajukan laporan, menandatangani cek, dan melaporkan jam kerja dan membuat perubahan sistem setiap periode pembayaran - menambahkan karyawan baru dan mengubah tarif pemotongan dan pembayaran. Layanan penggajian memeriksa pemeriksaan yang diperiksa dan ditandatangani oleh orang yang berwenang, tetapi Anda mungkin lebih suka mencetak cek di rumah dan menginginkan layanan yang menawarkan opsi itu. Program perangkat lunak populer yang mengelola penggajian in-house termasuk Intuit Payroll, QuickBooks, Payroll Mate, Centre Point dan ezPaycheck.

Ajukan Pertanyaan Sebelum Memilih Sistem

Sebuah sistem hanya bekerja secara efektif untuk penggajian pertama. Perubahan dalam pemotongan pajak, persyaratan pelaporan, dan status karyawan memerlukan penyesuaian berkelanjutan. Merancang cara yang efektif untuk menambah pekerja baru, pemotongan perubahan dan pemotongan tweak sangat penting untuk penggajian yang akurat. Cari tahu apakah penyedia penggajian menawarkan pembaruan online, langkah-langkah keamanan yang memadai, dan biaya tahunan tetap terlepas dari perubahan penggajian. Jika bisnis Anda tunduk pada peraturan pemerintah, tentukan apakah setiap penyedia memenuhi persyaratan keamanan. Cari tahu apakah layanan penggajian memberi ganti rugi atas kesalahan atau biaya keterlambatan yang ditimbulkannya. Beberapa perusahaan penggajian mengajukan laporan dengan biaya tertentu. Pastikan Anda dapat mengambil laporan dalam file yang kompatibel. Jika menangani penggajian secara internal, pilih sistem berdasarkan kompatibilitas, kemudahan penggunaan, dan fungsionalitas online. Setelah mengajukan laporan,mengirim pembayaran dan laporan ke perusahaan asuransi, rencana kesehatan, lembaga pemerintah dan rencana pensiun. Berikan waktu yang cukup untuk meninjau laporan dan mengeluarkan cek setelah menerima informasi dari vendor penggajian.