Sasaran Kinerja Utama dari Resepsionis

Resepsionis bisnis kecil melakukan lebih dari sekadar menyapa pengunjung ke kantor Anda atau mengarahkan panggilan telepon masuk. Resepsionis sering menangani pengiriman, memproses surat, melakukan panggilan keluar untuk manajer, dan menangani pengacara. Bisnis kecil mendapatkan hasil maksimal dari resepsionis mereka dengan menetapkan tugas berkelanjutan untuk mengisi waktu henti, seperti mengelola perlengkapan kantor, pembuatan faktur sederhana, entri database atau pengetikan dan korespondensi koreksi. Analisis bagan organisasi Anda dan deskripsi pekerjaan terperinci akan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari posisi resepsionis Anda.

Buat Kesan Pertama yang Baik

Resepsionis Anda sering kali menjadi orang pertama yang berhubungan dengan pelanggan atau vendor Anda. Jika dia tidak teratur, tidak terbiasa dengan personel atau departemen Anda atau secara fisik tidak terawat, hal itu mengirimkan pesan tentang seberapa terorganisir perusahaan Anda atau seberapa serius Anda menangani bisnis Anda. Tetapkan kode berpakaian untuk resepsionis Anda, yang mungkin menghalangi dia untuk mengambil bagian dalam gaun "Jumat kasual". Larang mengunyah permen karet di mejanya, makan siang di area resepsionis, bermain musik sambil bekerja, atau menambahkan dekorasi pribadi ke ruang kerjanya.

Minta dia untuk menjaga desktopnya tetap rapi dan monitor komputernya menghadap jauh dari pengunjung. Biasakan resepsionis Anda dengan pelanggan dan vendor utama sehingga dia dapat membuat mereka merasa penting dan dihargai dengan mengingat nama mereka, mengetahui perusahaan mereka, dan memahami apa yang mereka buat atau jual.

Menyediakan Perdagangan yang Efisien

Ketika pengunjung tiba dan orang menelepon, resepsionis tidak perlu menebak atau meneliti di mana staf Anda berada. Latih resepsionis Anda untuk mengetahui dengan tepat apa yang dilakukan perusahaan, termasuk pengetahuan dasar tentang produk atau layanan sehingga dia memahami siapa kontak utama dan ke mana harus mengarahkan pertanyaan. Pastikan dia tahu bagaimana kantor Anda diatur sehingga dia bisa mengarahkan paket, surat dan pertanyaan pelanggan atau vendor ke orang yang tepat.

Latih dia sehingga dia mengenal personel Anda dan posisinya, termasuk pengucapan yang benar dari nama yang tidak umum. Tetapkan prosedur untuk menerima dan menandatangani paket, yang penting tidak hanya dari sudut pandang efisiensi, tetapi juga untuk meningkatkan keselamatan dan mengurangi tanggung jawab.

Meningkatkan Produktivitas Penerimaan

Seorang resepsionis mungkin memiliki waktu henti yang cukup di siang hari jika Anda jarang menerima panggilan telepon dan pengunjung. Posisi resepsionis dapat meningkatkan produktivitas tempat kerja Anda dengan menangani satu atau lebih fungsi klerikal. Banyak resepsionis melakukan penagihan sederhana, mengelola inventaris, menyortir dan mengirim surat, memperbarui situs web, menangani entri database dan korespondensi, mengirim email dari akun penampung semua ke departemen yang sesuai, dan menyimpan catatan kehadiran. Eksekutif bisnis kecil yang tidak memiliki asisten pribadi sering bergantung pada resepsionis untuk memberi kesan kepada klien bahwa mereka memiliki asisten dengan menetapkan tugas seperti melakukan panggilan telepon dan mengatur janji.

Pertahankan Semangat Kantor

Resepsionis bisnis kecil sering kali menjadi "pendingin air manusia" dari sebuah kantor. Sebagian besar karyawan memiliki kontak dengan resepsionis setiap hari, dan mereka sering mengobrol dan mendiskusikan berita di tempat kerja. Resepsionis mengetahui rencana makan siang kelompok dan tahu jika seseorang membawa camilan ke ruang istirahat, berulang tahun, bertunangan, atau menerima promosi.

Dia dapat menjadi konstruktif dalam meningkatkan moral perusahaan atau merusak dengan menyebarkan rumor dan gosip. Tanyakan kepada karyawan tentang pendapat mereka tentang resepsionis Anda untuk menentukan apakah dia berpengaruh positif atau negatif dalam hal semangat kerja karyawan.