Cara Berkomunikasi dengan Orang Tua & Staf di Day Care Center

Komunikasi yang efektif sangat penting untuk kesuksesan pusat penitipan anak. Ini termasuk tidak hanya bekerja dengan anak-anak, tetapi juga administrator pusat yang berkomunikasi secara teratur dan jelas dengan anggota staf mereka dan dengan orang tua dari anak-anak yang terdaftar di pusat tersebut. Komunikasi yang baik dapat mencegah kesalahan persepsi dan harapan yang tidak sesuai, mendorong kerjasama yang lebih baik dan mendorong pendekatan tim untuk merawat anak-anak. Administrator penitipan anak harus menggunakan campuran sarana tertulis, verbal dan elektronik untuk berkomunikasi dengan orang tua dan staf.

Buku Pegangan

Bentuk komunikasi kunci untuk banyak pusat penitipan anak yang sukses adalah buku pegangan. Pusat Anda harus mengembangkan dan menyediakan baik buku pegangan orang tua maupun buku pegangan untuk staf. Keduanya harus berisi pernyataan misi dan filosofi operasi pusat, salinan dari semua kebijakan yang relevan, hari dan waktu operasi, bagaimana menangani penyakit atau ketidakhadiran dan informasi kontak. Buku pegangan orang tua juga harus mencakup informasi tentang pendaftaran, pembayaran, tanggung jawab orang tua dan apa yang boleh dibawa anak ke sekolah. Buku pegangan staf harus mencakup cara yang tepat untuk menangani masalah disiplin atau perilaku, metode yang diterima untuk berinteraksi dengan orang tua dan jadwal pembayaran, bersama dengan tujuan kinerja staf dan kebijakan pelaksanaan.

Komunikasi elektronik

Komunikasi elektronik sering kali menjadi cara paling bijaksana untuk menjangkau staf setelah jam kerja atau orang tua yang sibuk kapan saja. Jika Anda berencana untuk menggunakan email sebagai alat komunikasi reguler dengan orang tua dan staf, pastikan semua mengetahui hal ini dan mengetahui untuk memeriksa email mereka secara rutin untuk komunikasi dari pusat. Simpan daftar alamat email rumah saat ini untuk semua anggota staf Anda dan alamat email rumah dan kantor untuk orang tua dan wali anak-anak di pusat tersebut. Selain itu, buat situs web untuk pusat tersebut dan publikasikan ini kepada staf dan orang tua. Bergantung pada klien Anda, Anda mungkin juga mempertimbangkan untuk membuat kehadiran di situs jejaring sosial, tetapi pastikan Anda melakukan semua tindakan pencegahan yang diperlukan agar nama atau gambar anak-anak tidak dirilis.

Rapat

Mengadakan pertemuan dengan staf Anda adalah cara yang umum untuk memastikan komunikasi yang teratur. Pertemuan yang paling efektif akan mengikuti agenda singkat dan memungkinkan administrator untuk komunikasi staf dan untuk staf untuk berbagi keprihatinan. Diskusikan masalah baru apa pun, selesaikan masalah jika memungkinkan dan beri tahu staf tentang acara yang akan datang. Center mungkin juga mencoba mengadakan pertemuan orang tua sesekali, tetapi sulit untuk bekerja dengan semua jadwal orang tua yang bervariasi untuk mendapatkan jumlah yang berarti dari mereka untuk berpartisipasi pada saat yang sama. Alih-alih, adakan open house yang dikombinasikan dengan pertemuan singkat orang tua pada Jumat sore atau satu malam dalam seminggu. Pertimbangkan untuk membentuk Komite Penasihat Orangtua-Staf - grup ini akan bertemu secara berkala untuk membahas operasi pusat, berbagi informasi, memberi kedua kelompok kesempatan untuk mengomunikasikan masalah,dan membantu perencanaan dan pelaksanaan acara khusus untuk anak-anak dan staf.

Metode Komunikasi Lainnya

Untuk acara khusus, karyawisata atau pemberitahuan mendesak, Anda dapat mengirimkan materi cetak ke rumah. Berikan ini langsung kepada orang tua untuk memastikan dia melihatnya, daripada mempercayai anak yang lebih kecil untuk mengingatnya atau menguburnya di dalam tas popok. Siapkan kotak penyerahan yang aman sehingga orang tua dapat mengirimkan pembayaran mereka setelah jam kerja. Pasang poster yang menarik di tempat-tempat yang menonjol di center untuk berbagi informasi tentang acara atau tamasya khusus yang akan datang, dan untuk mengingatkan orang tua tentang penutupan hari libur atau perubahan sementara pada jam operasional pusat. Kirim laporan harian atau mingguan ke rumah dengan orang tua bayi dan balita yang menggambarkan hari anak tersebut, sehingga orang tua tahu apakah anak tersebut tidur siang, bermain di luar ruangan dan makan makanannya. Orang tua juga harus berkomunikasi dengan staf pusat tentang masalah atau perkembangan apa pun yang mungkin mempengaruhi perilaku anak - tumbuh gigi,pelatihan toilet, orang tua yang tidak hadir atau saudara baru semuanya termasuk dalam kategori ini.