Bagaimana Menulis Prosedur Operasi Standar untuk Bisnis

Prosedur operasi standar menjelaskan bagaimana perusahaan Anda menjalankan bisnis. Peraturan pemerintah biasanya menyatakan persyaratan dasar dan memungkinkan bisnis individu untuk menentukan bagaimana pekerjaan dilakukan oleh karyawan mereka. Prosedur operasi standar Anda harus mendokumentasikan bagaimana sistem manajemen mutu dan kegiatan teknis berfungsi. SOP biasanya menetapkan prosedur yang diperlukan untuk memelihara dan menggunakan sistem produksi sehingga keluaran produk sesuai dengan standar industri. Dengan menggunakan prosedur ini, staf Anda dapat menyelesaikan tugas pekerjaan dengan andal, konsisten, dan aman.

1

Identifikasi SOP yang dibutuhkan oleh organisasi Anda. Misalnya, buat daftar SOP yang diperlukan untuk memberikan petunjuk tentang pengujian, pengoperasian, analisis, pengarsipan, dan dukungan. Identifikasi siapa yang perlu berkontribusi untuk menghasilkan SOP dan siapa yang perlu menyetujui dokumen. Siapkan proses tinjauan, dan dokumentasikan kapan dan bagaimana revisi terjadi. SOP harus dievaluasi secara berkala, seperti setiap dua tahun.

2

Unduh dokumen templat dari situs web pustaka referensi yang dibuat oleh organisasi di industri Anda atau buat format dokumen Anda sendiri yang sesuai untuk perusahaan Anda. Misalnya, National Interoperability Information eXchange memberikan Perjanjian Formal dan situs web Perpustakaan Referensi SOP untuk memberikan panduan kepada bisnis seperti Anda tentang cara mengembangkan prosedur operasi standar yang berkaitan dengan interoperabilitas komunikasi.

3

Buat halaman judul untuk setiap prosedur. Sebutkan judul lengkapnya. Setiap prosedur harus memiliki judul dan nomor deskriptif. Misalnya, beri label prosedur yang terkait dengan personel dengan huruf “HR” untuk Sumber Daya Manusia. Tulis ringkasan singkat yang menjelaskan tujuan prosedur dan prosedur terkait lainnya. Buat daftar peralatan yang diperlukan dan instruksi keselamatan umum. Berikan nomor model atau versi perangkat lunak tertentu, jika ada. Sertakan referensi ke manual penggunaan tambahan. Sebutkan nama penulis dan tanggal dokumen. Sebutkan nama orang yang dapat menyetujui prosedur ini dan tanggal persetujuan.

4

Buat halaman yang berisi instruksi rinci. Cantumkan data persetujuan atau nomor versi pada setiap halaman. Cantumkan nomor SOP dan tentukan juga kategori di setiap halaman. Di bagian bawah setiap halaman, sertakan nomor halaman saat ini dan jumlah total halaman dalam dokumen.

5

Arsipkan dokumen setelah Anda memverifikasi akurasinya. Buat salinan untuk personel yang sesuai dan pastikan setiap orang di staf Anda menerima pelatihan tentang cara mengambil, menggunakan, dan memberikan umpan balik tentang prosedur operasi standar. Misalnya, buat situs web intranet perusahaan sehingga Anda dapat mengunggah, membuat katalog, dan mengizinkan akses ke dokumen Anda. Pantau akses ke dokumen Anda. Periksa log dan keluaran yang dihasilkan oleh pelaksanaan setiap prosedur untuk memastikan perilaku sesuai dengan prosedur operasi standar Anda yang terdokumentasi.