Kebijakan Penggantian Biaya Telepon Seluler Perusahaan

Penggunaan ponsel merupakan kebutuhan untuk berbagai jenis pekerjaan. Beberapa perusahaan kecil memberi karyawan ponsel dan mengizinkan penggunaan pribadi dalam jumlah terbatas, sementara yang lain lebih suka mengganti biaya panggilan bisnis dan sebagian atau semua biaya kontrak bulanan kepada karyawan. Pada bulan September 2011, Internal Revenue Service mengeluarkan pedoman pajak untuk kebijakan penggantian ponsel, yang harus diikuti oleh bisnis dari semua ukuran untuk tetap mematuhi hukum.

Penggantian untuk Panggilan

Kebijakan penggantian biaya telepon seluler perusahaan dapat berfungsi dalam beberapa cara. Salah satu opsinya adalah perusahaan hanya membayar kembali nilai panggilan bisnis yang sebenarnya. Berdasarkan jenis kebijakan penggantian ini, karyawan tersebut mengirimkan salinan akun ponselnya setiap bulan, menyoroti panggilan yang dibuat untuk tujuan bisnis dan mencatat penerima panggilan tersebut dan alasannya. Perusahaan mengganti biaya karyawan dengan pembayaran cek atau dengan menambahkan nilai penggantian ke kompensasinya untuk periode berikutnya. Bentuk penggantian ini tidak dikenakan pajak bagi karyawan, dan tidak mencakup biaya pemeliharaan ponsel.

Cakupan Kontrak Bulanan

Jika seorang karyawan menggunakan ponsel untuk tujuan bisnis "non-kompensasi" yang substansial, misalnya agar dapat dihubungi oleh perusahaan kapan saja, pemberi kerja dapat mengganti nilai penuh kontrak ponsel bulanan, serta biaya panggilan. Alternatifnya, jika karyawan tersebut memiliki paket telepon seluler yang mencakup biaya panggilan, dan panggilan ini dilakukan secara substansial untuk tujuan bisnis, biaya penuh dari paket tersebut dapat diganti. Asalkan jumlah yang diganti tidak melebihi nilai total rekening ponsel, maka penggantian tersebut tidak kena pajak. Kebijakan ini juga mensyaratkan penyampaian laporan telepon seluler bulanan untuk tujuan akuntansi.

Penggantian Tidak Biasa

Perusahaan tidak boleh mengganti seluruh jumlah rekening ponsel bulanan tanpa mencatat laporan bulanan, karena ini dapat dianggap sebagai penggantian yang tidak biasa atau tunjangan kena pajak. Bisnis dengan kebijakan yang memberikan penggantian penuh harus secara jelas mengidentifikasi apakah sebagian besar biaya ponsel dikeluarkan untuk bisnis, untuk menentukan apakah penggantian tersebut merupakan gaji atau pendapatan tambahan. Jika penggantian lebih dari $ 100 per bulan, IRS merekomendasikan pemeriksaan cermat untuk memutuskan apakah itu pendapatan tambahan dan jika demikian, apakah itu dapat dikenakan pajak berdasarkan kebijakan tunjangan pinggiran De Minimis, yang melibatkan tunjangan bernilai minimal yang diberikan sesekali kepada karyawan, biasanya dalam bentuk reimbursement.

Penggantian Upah

IRS tidak menyukai kebijakan penggantian biaya telepon seluler perusahaan yang digunakan sebagai metode untuk memberikan penghasilan tambahan kepada karyawan, serta kebijakan yang menawarkan penggantian sebagian dari gaji. Jenis kebijakan ini mengurangi pajak terhutang pada upah yang lebih rendah, dan bahkan jika karyawan mengirimkan laporan bulanan dengan informasi rinci, penggantian tersebut dikenakan pajak. Dalam kasus semua kebijakan penggantian ponsel, perusahaan harus memperoleh salinan rinci dari tagihan telepon seluler bulanan dari karyawan untuk disimpan sebagai catatan keuangan alasan penggantian.