Langkah-langkah dalam Mempresentasikan Konferensi Bisnis

Menghasilkan konferensi bisnis adalah cara terbaik untuk menyatukan orang-orang di dalam perusahaan atau industri, untuk berbagi ide dan belajar tentang tren dan peluang baru. Ini adalah kesempatan untuk berbagi praktik terbaik, sambil membangun hubungan antara orang-orang yang berpikiran sama. Menyelenggarakan konferensi adalah tugas kompleks yang dapat melibatkan perencanaan berbulan-bulan untuk memastikan kesuksesan acara.

Pilih Tema

Pemilihan tema adalah proses yang penting dan tidak harus dilakukan tanpa pemikiran sebelumnya. Konferensi terbaik adalah konferensi yang merangkul konsep atau ide yang tepat waktu, yang akan beresonansi dengan peserta Anda. Sebuah konferensi bertajuk "Menggunakan Media Sosial untuk Meningkatkan Bisnis Anda" kemungkinan besar akan menarik lebih banyak orang daripada konferensi yang disebut "Meningkatkan Bisnis Anda." Demikian pula, konferensi penjualan internal yang disebut "Bagaimana Menjamin Anda Menerima Bonus Tahun Ini" akan bergema lebih kuat daripada konferensi yang disebut "Konferensi Penjualan Tahunan."

Tentukan Anggaran

Perencanaan tidak dapat dilakukan sampai anggaran ditentukan. Jika acara tersebut adalah acara tahunan, Anda dapat menggunakan biaya konferensi sebelumnya yang sebenarnya sebagai titik awal. Ingatlah bahwa beberapa biaya, seperti sewa kamar, biaya speaker, dan peralatan A / V bersifat tetap, sedangkan biaya perjalanan, hotel, dan makan ditentukan oleh jumlah peserta.

Pilih Speaker

Bagian terpenting dari setiap konferensi bisnis adalah memilih pembicara yang tepat. Pilih pembicara yang paling sesuai dengan cita-cita tema, dan yang melakukannya dengan gaya dinamis. Jika memungkinkan, rencanakan untuk menghadiri acara di mana mereka berpartisipasi. Jika itu tidak memungkinkan, lihat apakah Anda dapat melihat video mereka secara online. Jika konferensi adalah acara internal, pilih kepribadian dinamis untuk pidato utama atau bertindak sebagai MC. Jika salah satu peserta wajib, misalnya Chief Executive Officer atau Chief Financial Officer, bukan presenter yang menarik atau dinamis, pertimbangkan untuk meminta mereka menyajikan informasi mereka dalam format "talk-show", di mana orang lain mengajukan pertanyaan kepada mereka.

Pilih Lokasi

Memilih lokasi yang tepat untuk konferensi Anda juga penting. Untuk memulai pencarian Anda, tentukan berapa banyak orang yang Anda harapkan untuk hadir. Dengan mengingat angka tersebut, pertimbangkan jenis atmosfer yang Anda cari. Apakah ini konferensi formal atau retret santai? Apakah Anda ingin tinggal di lingkungan kota atau pergi ke luar kota untuk sesuatu yang lebih santai. Dari sana, pertimbangkan apakah peserta akan membutuhkan akomodasi hotel atau transportasi ke tempat tersebut, dan apakah akan ada acara sosial yang direncanakan.

Produksi Audio / Video

Tidak ada yang dapat merusak konferensi bisnis lebih cepat daripada sistem suara yang buruk atau proyektor video yang tidak berfungsi. Bergantung pada ukuran acara Anda, Anda mungkin memerlukan jasa perusahaan produksi. Para profesional ini dapat membantu memastikan acara tersebut sukses, tetapi akan meningkatkan biaya secara substansial. Dapatkan tiga kutipan dan temui perwakilan perusahaan secara langsung. "Pemasok Pilihan" di hotel atau fasilitas konferensi biasanya jauh lebih mahal daripada perusahaan luar. Jika mereka bukan penyedia eksklusif, dapatkan penawaran harga lainnya.

Makanan dan minuman

Bergantung pada lamanya konferensi, Anda mungkin perlu menyediakan makanan dan minuman untuk peserta Anda. Pemilihan menu terutama ditentukan oleh anggaran. Perhatikan harga barang seperti kopi, minuman ringan, dan makanan ringan. Banyak hotel dan pusat konvensi menawarkan makanan yang relatif murah, tetapi memungut biaya sebanyak $ 7 untuk secangkir kopi.

Gunakan Bantuan

Tetapkan sukarelawan atau staf untuk peran kunci tertentu. Satu orang harus bertanggung jawab atas pembicara, memastikan mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, akomodasi perjalanan telah diatur, materi mereka dimuat ke laptop atau peralatan lain yang benar, dan mikrofon serta peralatan lainnya telah disiapkan untuk digunakan. Tetapkan peran seseorang untuk mengelola kedatangan peserta, dan orang lain ditugaskan untuk menangani staf tempat, katering, dan dukungan produksi.