Cara Melaporkan Metrik & KPI

Laporan tentang metrik - pengukuran yang digunakan untuk menilai beberapa aspek kinerja perusahaan - tidak berguna jika manajer tidak dapat mengubah data menjadi hasil. Indikator kinerja utama, atau KPI, memberi arti pada metrik dengan memastikan bahwa data relevan dengan sasaran dan sasaran strategis organisasi. Laporan harus relevan dan dapat dicerna oleh manajer, dan mereka harus menyerukan tindakan ketika indikator berada di luar kisaran normal.

Informasi yang Dapat Dicerna

Laporan harus dalam format yang mengurangi kompleksitas data kinerja organisasi menjadi sejumlah kecil metrik yang dapat dimengerti. Laporan harus dalam format yang mudah dibaca yang memungkinkan manajer atau eksekutif untuk mengetahui sekilas apakah operasi sesuai target. KPI yang meleset dari targetnya dapat ditandai dengan warna merah atau warna lain yang menarik. Misalnya, jika perputaran menjadi perhatian dalam suatu departemen, dan jumlah karyawan yang meninggalkan perusahaan meningkat 40 persen dalam satu bulan, pastikan untuk menandai peningkatan data ini.

Data yang Relevan dengan Audiens

Metrik harus disesuaikan dengan audiens Anda. Manajer tidak ingin direpotkan dengan informasi yang tidak relevan dengan departemen, kerangka waktu, atau prioritas mereka. Misalnya, seorang manajer keuangan tidak akan tertarik dengan peningkatan jumlah panggilan dukungan ke teknologi informasi, atau meja bantuan TI. Meskipun peningkatan ini tampaknya akan mempengaruhi pertimbangan keuangan, panggilan meja bantuan TI berada di bawah kendali kepala petugas informasi dan manajer TI. Hanya sertakan informasi yang relevan dengan manajer atau eksekutif departemen.

Metrik yang Dapat Ditindaklanjuti

Metrik yang dapat ditindaklanjuti menyebabkan seseorang mengambil tindakan. Semua laporan harus berusaha untuk memberikan informasi yang memungkinkan pembuat keputusan untuk membuat keputusan yang tepat tentang setiap perubahan yang perlu terjadi. Metrik dan KPI yang diidentifikasi dalam laporan harus menyoroti apa yang paling penting bagi kinerja perusahaan saat itu. Misalnya, di tengah pembaruan perangkat lunak, jumlah pemutakhiran versi yang gagal merupakan metrik yang dapat ditindaklanjuti yang dapat menyebabkan manajer proyek kembali ke versi sebelumnya atau mengambil langkah lain hanya berdasarkan data yang dilaporkan.

Standar industri

Membuat laporan yang berguna tidak harus dilakukan dari awal. Standar industri berlimpah. Lihat basis pengetahuan dan blog industri untuk menemukan praktik terbaik yang relevan dengan industri Anda. Contoh laporan seperti ini memungkinkan Anda mendapatkan keuntungan dari keahlian rekan-rekan Anda. Misalnya, ketika melaporkan untuk eksekutif pemasaran ketika media sosial dan jalur periklanan berubah dengan cepat, publikasi industri memberikan informasi mutakhir.