Cara Menulis Memo Manajemen

Bisnis menggunakan memo manajemen untuk menyebarkan informasi ke banyak orang. Memo tersebut merinci berita tentang kebijakan, acara atau inisiatif, misalnya, dan menyampaikan informasi tersebut kepada semua manajer yang sesuai pada saat yang bersamaan. Membuat memo manajemen yang efektif memerlukan pemahaman tentang audiens Anda dan menyadari bahwa manajer menerima banyak korespondensi sepanjang hari. Tulis memo agar jelas dan ringkas, dengan baris subjek yang menarik, untuk meningkatkan perhatian.

1

Kirimkan memo hanya kepada manajer yang membutuhkan informasi. Mendistribusikan memo ke semua supervisor di organisasi setiap kali ada yang ditulis dapat mengurangi kemungkinan memo dibaca. Dengan menjadi selektif, manajer akan tahu jika mereka telah menerimanya, isinya mungkin penting.

2

Tulis subjek yang kuat, atau baris Re :, untuk menarik perhatian pembaca. Daripada sesuatu yang biasa, seperti, "Pembaruan untuk program manfaat kesehatan", Anda dapat menulis, "Manfaat baru yang menarik ditambahkan ke program perawatan kesehatan!"

3

Rangkum tujuan artikel di kalimat pertama. Manajer akan menggunakan ini sebagai panduan untuk menentukan apakah mereka harus melanjutkan membaca. Pembukaan memo secara umum dapat menyebabkan manajer yang sibuk menyimpulkan bahwa informasi tersebut tidak sepadan dengan waktunya, jadi sertakan cukup detail di baris pertama untuk meyakinkan manajer bahwa memo itu layak.

4

Buat memo tetap pendek dan ringkas. Gunakan kombinasi paragraf dan poin peluru untuk membaca cepat. Pada saat yang sama, sertakan konten yang cukup untuk menjelaskan informasi dengan jelas. Banyak orang telah menjadi terbiasa dengan posting media sosial yang pendek untuk menyampaikan suatu maksud; memahami perbedaan antara memo yang ditujukan untuk manajer dan pembaruan Twitter, misalnya. Memo tersebut harus memberikan ringkasan yang memuaskan tentang masalah tersebut.

5

Memperjelas langkah atau tanggung jawab pembaca selanjutnya. Nyatakan dengan jelas jika mereka perlu mengumpulkan informasi tertentu, menghadiri seminar, mendidik bawahan mereka tentang masalah tersebut atau hal lain yang memerlukan tindakan tambahan. Cantumkan tenggat waktu spesifik untuk tindakan tersebut jika ada.

6

Buat daftar nama kontak dan informasi jika ada manajer yang memiliki pertanyaan tentang isi memo.