Bagaimana Mengakui Kematian dalam Business Letter

Ketika rekan bisnis atau rekan bisnis kehilangan anggota keluarga atau teman dekat, praktik bisnis yang baik adalah menulis surat pengakuan kematian dan menyatakan belasungkawa. Surat ini menjelaskan udara antara Anda karena mengakui bahwa Anda mengetahui kehilangan rekan Anda. Tulis surat ini dengan hati-hati dan bijaksana untuk menyampaikan belasungkawa yang sensitif.

Pemformatan

Surat belasungkawa yang menyatakan kematian tidak harus seformal kebanyakan jenis surat bisnis lainnya, terutama untuk rekan bisnis yang dekat dengan Anda. Kecuali jika Anda mengirimkannya ke seseorang yang jauh lebih tinggi atau yang tidak memiliki hubungan pribadi dengan Anda, tulislah catatan itu dengan rapi menggunakan kartu catatan yang berkelas. Beri tanggal surat di bagian atas dan mulai dengan "Yang Terhormat" dan nama depan orang tersebut. Jika surat itu ditujukan kepada rekan bisnis yang hanya memiliki hubungan kerja dengan Anda, ketikkan dan cetak di kop surat bisnis atau kertas mewah lainnya, tujukan ke orang tersebut dengan "Yang Terhormat" dan nama yang akan Anda gunakan saat menyapanya secara langsung.

Akui Kematian

Mulailah surat dengan langsung ke intinya dan mengakui kematian orang yang dicintai. Gunakan kalimat pembuka di sepanjang baris, "Saya sedih mendengar saudara Anda Don meninggal minggu lalu." Selama masa duka, orang sering kali tidak memiliki energi mental atau kesabaran untuk membaca surat-surat panjang yang penuh basa-basi, jadi peka terhadap hal ini dengan menjaga agar surat tetap singkat dan langsung pada intinya.

Sebutkan Kualitas Baik

Luangkan setidaknya satu kalimat untuk menulis tentang betapa orang yang meninggal akan dirindukan. Jika Anda pernah bertemu dengannya, bicarakan tentang kualitas baik yang Anda amati atau sebutkan beberapa kenangan yang Anda miliki dari waktu yang Anda habiskan bersama. Jika Anda belum pernah bertemu dengannya tetapi telah mendengar orang lain membicarakannya, sebutkan beberapa kualitas yang Anda dengar tentang dia.

Tawarkan Simpati

Tutup surat itu dengan memberikan simpati dan belasungkawa. Jika Anda mengirim sesuatu dengan surat itu, sebutkan juga. Misalnya, Anda dapat menulis, "Terimalah bunga yang saya kirimkan sebagai ungkapan simpati saya." Jika Anda mengenal keluarga rekan bisnis tersebut, sebutkan juga anggota yang masih hidup di surat Anda. Misalnya, Anda dapat berkata, "Tolong sampaikan belasungkawa saya kepada Margie, Alicia, dan seluruh keluarga Anda."