Bagaimana Mengatasi Surat yang Dikirim Melalui Email

Mengirim surat bisnis melalui email alih-alih surat siput mengubah beberapa hal, tetapi tidak semuanya. Pertama, Anda bisa keluar dari kebiasaan memasukkan informasi kontak penerima Anda ke dalam surat itu sendiri. Fakta bahwa Anda mengirim surat langsung ke penerima tertentu melalui alamat email pribadi membuat informasi itu menjadi berlebihan. Tapi tetap saja, surat email, meski dalam beberapa hal kurang formal daripada surat bisnis hard copy, harus selalu mematuhi standar profesional yang melebihi email langsung yang dikirim ke keluarga atau teman.

1

Temukan nama kontak yang tepat. Gunakan nama belakang orang tersebut dalam sapaan, karena menggunakan nama depan mungkin dianggap terlalu santai. Nama belakang harus diawali dengan Tuan atau Nyonya - jangan pernah Nona, yang akan menganggap status perkawinan seorang wanita dan yang dapat menyebabkan pelanggaran. Jika Anda menulis surat kepada seseorang yang memegang gelar doktor atau kedokteran, awali nama belakangnya dengan Dr. Contoh sapaan mungkin adalah "Dear Ms. So-and-So."

2

Rapikan identitas Anda. Kesan pertama sama pentingnya di dunia virtual dan sama pentingnya di dunia nyata. Salah satu hal pertama yang diperhatikan orang tentang email yang dialamatkan kepada mereka adalah email alias pengirimnya. "StudMuffin99" mungkin melukiskan Anda sebagai bagian dari kehidupan pesta, tetapi itu tidak profesional. Alamat penerima dengan alias yang lebih sesuai untuk bisnis, yang sering kali menyertakan nama depan dan belakang.

3

Berikan perhatian khusus pada baris subjek. Jelas, ringkas, dan spesifik. Subjek yang tidak jelas tidak memberi arti pada surat email Anda, membuat email Anda lebih mungkin menjadi target untuk dihapus. Baris subjek kosong tidak dapat diterima oleh sebagian besar orang, karena memberikan kesan ceroboh, malas, dan kurangnya profesionalisme.