Komponen Pernyataan Lingkup Proyek

Membuat pernyataan ruang lingkup yang komprehensif memastikan Anda menetapkan dasar yang kuat untuk proyek Anda. Manajer proyek yang efektif membuat daftar nama proyek, tujuan, pemilik, sponsor dan pemangku kepentingan. Selain itu, mengidentifikasi persyaratan, pencapaian, dan hasil proyek tingkat tinggi membantu Anda menentukan batasan proyek sejak awal. Memasukkan item yang berada di luar lingkup proyek, serta perkiraan biaya, selanjutnya mendefinisikan proyek agar lebih mudah dikelola. Komponen khas dari pernyataan ruang lingkup proyek termasuk tujuan proyek, justifikasi, deskripsi produk, hasil yang diharapkan, asumsi dan batasan.

Objektif

Untuk menentukan tujuan proyek, Anda perlu menetapkan tujuan bisnis untuk proyek tersebut. Gunakan informasi ini untuk mendapatkan otorisasi untuk proyek tersebut, mengidentifikasi gambaran umum tingkat tinggi dan menentukan tujuan investasi waktu, sumber daya dan usaha. Untuk menghindari creep lingkup nanti dalam proyek, Anda dapat merujuk kembali ke bagian pernyataan cakupan ini. Scope creep biasanya terjadi ketika sponsor yang menyediakan dana atau pemangku kepentingan yang terpengaruh oleh hasil ingin menambahkan fitur atau fungsi tambahan ke produk atau layanan saat proyek berlangsung.

Pembenaran

Pernyataan ruang lingkup proyek biasanya menyertakan kalimat yang mengidentifikasi mengapa proyek telah dimulai. Ini memberikan arahan keseluruhan untuk proyek dengan menekankan tujuan akhir dan manfaatnya bagi sponsor dan pemangku kepentingan. Ini harus berisi ukuran keberhasilan yang dapat dihitung, seperti pembuatan strategi pemasaran untuk meningkatkan penjualan semua produk sebesar 15 persen di Amerika Serikat dengan kampanye teknologi media sosial online yang terfokus. Batasan yang berbeda mencegah ambiguitas di kemudian hari selama siklus hidup proyek.

Deskripsi

Menentukan tujuan proyek membantu memenuhi persyaratan produk atau layanan yang Anda rencanakan untuk dikembangkan. Misalnya, hasil proyek Anda dapat menghasilkan pembuatan program pelatihan yang komprehensif untuk manajer perusahaan Anda. Tujuannya adalah untuk meningkatkan keterampilan kepemimpinan mereka. Tujuan lokakarya mungkin termasuk memberikan kesempatan bagi peserta untuk menggunakan latihan bermain peran untuk mengembangkan keterampilan baru dalam komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen waktu, memberikan umpan balik, dan mendelegasikan tugas. Dengan secara jelas menentukan jenis dan isi materi presentasi yang Anda rencanakan untuk dikembangkan, Anda menentukan ruang lingkup proyek secara rinci.

Asumsi

Untuk melengkapi pernyataan ruang lingkup Anda, buat daftar risiko dan ketergantungan Anda serta asumsi apa pun yang Anda buat dalam membangun definisi Anda. Dengan merinci secara mendalam secara spesifik ini, Anda membuat pernyataan ruang lingkup yang efektif yang membantu Anda menetapkan ekspektasi untuk durasi proyek. Scope creep biasanya mengakibatkan kegagalan proyek. Hindari ini dengan mendokumentasikan apa yang termasuk dalam proyek Anda dan apa yang tidak.