Elemen Dasar Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis muncul dalam berbagai bentuk dalam suatu organisasi. Perusahaan berkomunikasi dengan klien melalui situs web, laporan, atau majalah. Komunikasi internal termasuk telepon, pesan suara, buletin perusahaan dan sistem email internal, untuk beberapa nama. Dalam semua kasus, apakah komunikasi bisnis bersifat internal atau eksternal bagi perusahaan, tiga elemen fundamental untuk kesuksesannya adalah kejelasan, struktur, dan mengetahui audiens Anda.

Kejelasan

Menulis atau berkomunikasi dengan jelas mungkin merupakan elemen komunikasi yang paling penting. Komunikasi bisnis yang efektif langsung ke intinya, mengatakan dengan tepat apa yang dimaksud tanpa memasukkan kata-kata ganda dan disampaikan dalam istilah yang sesederhana mungkin. Penggunaan bahasa daerah yang umum, alih-alih akronim industri yang hanya diketahui beberapa orang, membuat komunikasi lebih tersedia bagi pendengar atau pembaca dan mudah dipahami.

Struktur

Seperti mendongeng yang baik, komunikasi bisnis membutuhkan awal, tengah, dan akhir. Mengikuti struktur logis ini mudah bagi pembaca atau pendengar, karena ini adalah salah satu yang telah diajarkan untuk dipahami oleh kebanyakan orang. Gunakan struktur ini untuk segala jenis media komunikasi, laporan, email atau pesan suara; juga menggunakannya selama rapat perusahaan. Bersikaplah singkat dan hindari bertele-tele, dan pesan Anda harus tersampaikan.

Hadirin

Pahami audiens Anda. Saat Anda berkomunikasi dengan pelanggan, pilih bahasa yang akan dia pahami, daripada istilah yang berada di luar pengetahuannya. Konsep yang sama berlaku saat berbicara dengan rekan kerja atau anggota tim internal lainnya. Akronim mungkin menghemat ruang, tetapi kebanyakan orang tidak akan tahu apa artinya; komunikasi tertulis yang dihasilkan terlihat seperti sup alfabet. Sampaikan topik Anda kepada audiens Anda - jangan memaksa audiens Anda untuk menyesuaikan dengan topik tersebut.

Konsistensi

Bersikaplah konsisten dalam komunikasi Anda; jangan mengambil sikap berlawanan, yang hanya akan membingungkan pendengar atau pembaca. Pilih sisi masalah yang ingin Anda lindungi dan pertahankan. Menggunakan suara dan gaya yang konsisten membantu audiens untuk terlibat dengan pesan dan mengembangkan kepercayaan pada perusahaan atau produk Anda. Orang tidak mungkin mempercayai informasi yang terkandung dalam pesan yang tidak konsisten atau kontradiktif.

Medium

Gunakan media yang tepat untuk menyapa audiens Anda. Jika pesan meminta surat pribadi atau email, gunakan media itu untuk pesan tersebut. Jika memerlukan komunikasi suara-ke-suara atau tatap muka, bagaimanapun, email adalah pilihan yang salah. Media yang digunakan untuk komunikasi bisnis memberikan kredibilitas pada pesan, jadi tetap gunakan media yang mendukung pesan tersebut.