Bagaimana Mempersiapkan Permohonan

Semakin besar suatu bisnis, semakin besar kemungkinan bahwa pembelian barang atau jasa tertentu akan memerlukan rencana pengadaan formal. Tujuannya adalah untuk memastikan bisnis tidak mengeluarkan uang berlebihan atau membayar lebih untuk komponen daripada keuntungan yang akan disadari bisnis saat menjual produk jadi. Ajakan adalah fase proses pengadaan di mana bisnis secara aktif meminta penawaran dari pemasok yang bersaing melalui undangan untuk menawar atau meminta proposal. Dokumen permohonan mengidentifikasi pembelian, persyaratan pembelian, dan menguraikan proses yang harus diikuti setiap pemasok saat mengajukan penawaran atau proposal resmi.

1

Buat draf surat undangan informasional. Surat tersebut memberikan informasi penting yang dibutuhkan pemasok potensial ketika menentukan apakah mereka berkepentingan untuk berpartisipasi dalam proses penawaran. Gunakan suara formal, definisikan istilah dengan jelas, dan berikan penjelasan serta deskripsi lengkap. Sertakan tenggat waktu pengiriman, deskripsi singkat tentang kebutuhan pembelian dan instruksi untuk mempersiapkan, menyusun dan mengajukan tawaran. Berikan detail seperti berapa lama tawaran harus tetap valid dan jelaskan kriteria dan metode yang akan digunakan bisnis saat mengevaluasi tawaran tawaran.

2

Buat jadwal persyaratan, termasuk jumlah, spesifikasi teknis yang jelas, dan persyaratan kinerja produk. Pastikan ekspektasi kinerja ditulis dengan erat tanpa ada ruang untuk interpretasi pribadi. Hal ini penting untuk mencegah kesalahpahaman dan ketidaksepakatan di kemudian hari selama fase pelaksanaan kontrak pembelian. Terakhir, sertakan informasi pengiriman, termasuk tanggal pengiriman, moda transportasi pengiriman dan persyaratan pengiriman.

3

Masukkan contoh kontrak, salinan pesanan pembelian resmi dan lembaran daftar syarat dan ketentuan umum dan khusus. Persyaratan dapat mencakup hal-hal seperti persyaratan asuransi dan ikatan serta klausul penalti non-kinerja dan keterlambatan kinerja. Mengirimkan sampel kontrak bersama dengan syarat dan ketentuan memberi pemasok kesempatan agar kontrak ditinjau oleh profesional hukum sebelum penandatanganan.

4

Sertakan formulir pengiriman penawaran sebagai item terakhir dalam permohonan tersebut. Formulir pengajuan menjadi dokumen yang mengikat secara hukum setelah pemasok menandatangani dan mengembalikan dokumen penawaran. Gunakan formulir pengajuan standar yang bisa Anda dapatkan dari pengacara Anda atau buat formulir khusus.