Apa Perbedaan Antara Manajemen Birokrasi & Ilmiah?

Model manajemen teoretis digunakan sebagai prinsip panduan bagi pemerintah dan bisnis di seluruh dunia. Dua dari teori organisasi dan manajemen yang paling umum adalah teori Frederick Taylor dan teori Max Weber. Taylor mendirikan Teori Ilmiah dan Weber mendirikan Teori Birokrasi. Teori Ilmiah didasarkan pada penggunaan data dan kekuatan manusia untuk meningkatkan output, sedangkan gaya manajemen Birokrasi berfokus pada hierarki dan peran pekerjaan yang ketat.

Terlepas dari organisasinya, tujuan tetap sama di seluruh papan. Setiap organisasi berusaha untuk meminimalkan biaya, sekaligus memaksimalkan keluaran. Selain model Birokrasi dan Ilmiah, terdapat pula teori Administrasi dan Hubungan Manusia yang digunakan sebagai bentuk organisasi dan hierarki. Profesor Elton Mayo menciptakan gaya manajemen Hubungan Manusia untuk memanfaatkan keinginan manusia, sehingga orang dapat tampil dan bekerja sebagai sebuah tim. Gaya administrasi hanya fokus pada jejak kertas, dan menggunakan pendekatan langsung untuk mengelola, tanpa bergantung pada pengaruh besar dari interaksi manusia.

Pada akhirnya, gaya manajemen dirancang untuk menciptakan mode komunikasi efektif yang mendorong bisnis ke depan dengan cara yang paling efisien dan seefektif mungkin. Pilihan untuk menggunakan model tertentu tergantung pada gaya pribadi, kebijakan perusahaan, dan apa yang terbukti paling efektif dari waktu ke waktu. Tidak ada yang statis, dan pergeseran dari satu model ke model lain dimungkinkan dengan alasan (kecuali dalam kasus pemerintah). Namun, perubahan dramatis sulit dilakukan dalam model bisnis yang lebih besar, di mana banyak formalitas diperlukan untuk membuat perubahan hukum. Perusahaan yang lebih besar juga membutuhkan jenis kepemimpinan yang dapat menerapkan perubahan semacam itu, sambil mengkomunikasikan perubahan tersebut secara efektif kepada staf.

Model Birokrasi dan Ilmiah sama-sama umum di bidang manufaktur dan industri, di mana keluaran dihitung dan dipantau dengan cermat. Model Administrasi dan Hubungan Manusia jauh lebih umum di firma akuntansi, teknologi dan startup, dan dalam bisnis kecil. Dalam dunia bisnis kecil, di mana karyawan terbatas, hierarki dan gaya manajemen seperti ini tidak benar-benar berlaku, karena seringkali jelas dan tersirat, berdasarkan pada struktur sosial yang terbatas dan pandangan yang jelas tentang kepemimpinan dan kepemilikan.

Apa Itu Manajemen Ilmiah?

Manajemen Ilmiah adalah gaya manajemen Frederick Taylor, dan ini sangat berfokus pada individu dan hasil yang dihasilkan dari proses. Taylor percaya bahwa menemukan cara terbaik bagi setiap individu untuk melakukan pekerjaannya akan menghasilkan tempat kerja yang lebih produktif. Ini adalah pendekatan yang lebih memelihara pada tingkat manusia, dan dirancang untuk memanfaatkan kekuatan setiap orang dalam organisasi, daripada menegakkan serangkaian pedoman yang ketat. Pada akhirnya, manajemen ilmiah bergantung pada proses pemurnian dan pengukuran hasil, untuk menemukan mode keluaran terbaik. Ini sebagian besar berbasis data, tetapi juga memiliki komponen manusia yang kuat. Menguji berbagai pendekatan dan menghitung hasil dalam kumpulan data terperinci memungkinkan untuk memahami tren, dan untuk mengetahui apa yang benar-benar berfungsi atau tidak berfungsi dengan baik dalam bisnis dan industri tertentu.Pendekatan ilmiah efektif, karena data dan penelitian memberikan gambaran yang jelas dari waktu ke waktu. Namun, hal itu membutuhkan waktu dan pencatatan yang intensif untuk menghitung dan melacak setiap pendekatan untuk menjalankan fungsi pekerjaan. Salah membaca hasil juga bisa menjadi masalah. Jika kinerja turun, hasil itu tidak selalu dikaitkan dengan proses atau karyawan, meskipun data akan terbaca seperti itu.

Prinsip Manajemen Birokrasi

Pendekatan birokrasi terhadap manajemen dibentuk oleh Max Weber, dan itu bergantung pada seperangkat pedoman dan hierarki yang ketat. Intinya, teori ini didasarkan pada aturan senioritas, mengikuti pedoman, dan mengikuti proses yang ketat. Ini bekerja sangat baik untuk beberapa model bisnis tetapi tidak begitu baik untuk yang lain. Misalnya, bisnis manufaktur akan membutuhkan tugas yang sangat spesifik yang dilakukan secara berulang. Menyimpang dari tugas ini, pada akhirnya, akan membuang seluruh proses dan merusak keluaran dan produk. Dalam situasi seperti ini, gaya manajemen Birokrasi berjalan dengan baik, karena karyawan diberikan instruksi yang ketat dari atasan dan diharapkan mengikuti pedoman tersebut. Ini adalah praktik efisiensi dan kontrol.

Selain itu, Weber berpendapat bahwa melacak dan merekam setiap insiden dan peristiwa penting penting untuk referensi. Menjaga catatan ketat menciptakan metode untuk merujuk pada peristiwa masa lalu dan untuk membuat koreksi. Ini adalah pendekatan berbasis solusi untuk mengidentifikasi masalah yang berulang, dan kemudian mengambil tindakan efektif untuk memperbaiki masalah tersebut. Dalam arti tertentu, kebiasaan pencatatan yang ketat dapat mengarah pada manajemen yang lebih efektif.

Pendekatan birokrasi sangat bergantung pada prinsipal tradisional dan pada bentuk hierarki struktur bisnis. Individu dipekerjakan, berdasarkan kualifikasi dan kemudian dipromosikan, karena mereka membuktikan nilai dan memajukan keterampilan dalam pekerjaan. Hierarki, senioritas, dan level sangat penting saat menggunakan metode manajemen ini. Ketika atasan berbicara, ruangan diharapkan untuk mendengarkan dan mengikuti perintah dari posisi atasan tersebut. Rantai komando adalah prinsipal yang menentukan dalam gaya manajemen ini. Banyak perusahaan dan startup teknologi modern melawan tren ini dengan pendekatan yang lebih kolaboratif dan kreatif di tempat kerja. Weber tidak akan menyetujui jika berkaitan dengan kurangnya peran dan struktur khusus kepemimpinan dalam organisasi dan sementara banyak perusahaan dapat meningkatkan dari pendekatan birokrasi parsial,keseluruhan sistem sudah usang dan tidak merespon dengan cepat pasar dan tren bisnis.

Mendefinisikan Perbedaan

Perbedaan paling umum antara model manajemen Birokrasi dan Ilmiah adalah cara individu berinteraksi dan berkolaborasi. Dalam lingkungan Ilmiah, individu ditawarkan pilihan dan fleksibilitas. Proses komunikasi dan adaptasi ke aplikasi dunia nyata penting di sini. Pendekatan Ilmiah memungkinkan jalan terbuka untuk percakapan sosial, dan tidak terlalu memisahkan kelompok karyawan. Peran pekerjaan yang tumpang tindih juga dapat terjadi di bawah prinsip Ilmiah, dan karyawan dapat melihat pergeseran di mana mereka dipindahkan ke pekerjaan yang berbeda, berdasarkan kekuatan tertentu atau mereka diberi lebih banyak tanggung jawab dan beragam fungsi pekerjaan.

Dalam gaya birokrasi, hubungan tidak penting, dan individu harus menundukkan kepala dan melakukan pekerjaannya. Bersosialisasi dan menyesuaikan gaya kerja tidak diterima dalam lingkungan birokrasi. Gaya birokrasi sangat terspesialisasi, dan setiap peran pekerjaan memiliki serangkaian pedoman ketat yang telah ditentukan sebelumnya dengan sedikit atau tanpa ruang gerak. Kemampuan untuk berpindah lintas cara dalam perusahaan, organisasi atau pemerintahan juga sulit. Ini adalah hierarki atas ke bawah, tanpa fleksibilitas dan sedikit kemampuan beradaptasi dengan pasar. Pemerintah menggunakan gaya manajemen ini, dengan prinsip-prinsip yang sangat kaku serta peraturan dan regulasi tempat kerja. Gaya ilmiah dapat beradaptasi dan mengubah proses, sementara juga bekerja secara kolaboratif menuju keluaran yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih rendah.

Kreativitas dalam Setiap Model

Bisnis yang berpikiran kreatif cenderung menghindari model Birokrasi. Bisnis tersebut mungkin masih menggunakan tingkat hierarki dalam model bisnis, tetapi pedoman yang ketat dan peran pekerjaan yang terdefinisi dengan baik sepertinya tidak akan memacu kreativitas. Pendekatan Ilmiah memiliki lebih banyak ruang untuk kreativitas, tetapi tetap sangat terfokus pada produksi dan menemukan rute terbaik untuk memenuhi tingkat produksi setinggi mungkin. Ini benar-benar hanya memungkinkan kreativitas dalam fungsi pekerjaan tertentu. Pada akhirnya, tidak ada model yang dirancang untuk menginspirasi ide-ide baru dan untuk memotivasi orang menuju kecerdikan dan solusi kreatif. Mereka berdua bekerja di lingkungan manufaktur atau produksi, di mana peran pekerjaan agak sempit cakupannya.

Loyalitas Karyawan

Kesehatan dan kebahagiaan karyawan berperan dalam dunia bisnis, di mana karyawan yang bahagia lebih setia, dan sering kali memiliki kinerja yang lebih tinggi daripada karyawan yang tidak bahagia atau tidak puas. Model bisnis birokrasi gagal untuk menginspirasi karyawan, dan tidak mendorong loyalitas yang luar biasa di luar gaji. Ini berarti tingkat turnover lebih tinggi, karena karyawan mencari peluang yang lebih baik. Mengurangi omset bergantung pada gaji yang lebih tinggi, dan pada potensi mobilitas ke atas dalam bisnis atau pemerintahan, di bawah model manajemen Birokrasi. Pendekatan Ilmiah lebih berpusat pada manusia dan memiliki peluang lebih baik untuk mendapatkan loyalitas di antara karyawan. Metode ini tidak dengan sengaja membungkam sosialisasi di tempat kerja, dan sebenarnya bertujuan untuk mendorong program karyawan yang positif, jika memengaruhi hasil dan kinerja yang lebih tinggi.Menguji program positif tetapi kemudian mencabutnya, jika tidak efektif, adalah permainan yang berbahaya, bagaimanapun, dan bisnis mungkin akhirnya berkomitmen pada struktur overhead yang lebih tinggi tanpa keuntungan yang signifikan, sebagai cara untuk mencegah kemarahan karyawan.

Mana yang Paling Efektif?

Dalam sebagian besar aplikasi bisnis, metode Ilmiah berlaku karena dirancang untuk produktivitas maksimum dengan biaya serendah mungkin. Model dapat beradaptasi dengan cepat dan mengandalkan data dan pengujian untuk mengimplementasikan proses yang efektif. Gaya manajemen birokrasi tidak beradaptasi dengan baik di bawah tekanan, dan sangat formal. Hal-hal terjadi lambat dalam model dan seringkali membutuhkan beban dokumen dan legalitas untuk setiap langkah maju (khususnya dalam pengaturan pemerintahan). Pencatatan intensif dalam gaya Birokrasi juga bermasalah, karena memakan waktu, dan tidak menghasilkan sesuatu yang dapat segera ditindaklanjuti dan berharga. Pada akhirnya, pencatatan menjadi catatan yang mungkin bermanfaat dalam situasi hukum, tetapi manajemen yang baik sudah mengetahui masalah yang dihadapi dan bekerja secara proaktif untuk mencari solusi.Metode birokrasi membutuhkan setiap solusi potensial ke atasan, dan kemudian menjalankannya melalui saluran untuk membuat proses yang terdokumentasi, sebelum menjangkau karyawan dan menerapkan perubahan yang mungkin atau mungkin tidak terbukti efektif. Manajemen birokrasi bekerja dalam pengaturan pemerintahan di mana profitabilitas belum tentu menjadi tujuan. Anggaran ditentukan sebelumnya dan didasarkan pada sistem pajak, sehingga entitas tidak perlu bekerja untuk menciptakan efisiensi dan meningkatkan output.Anggaran ditentukan sebelumnya dan didasarkan pada sistem pajak, sehingga entitas tidak perlu bekerja untuk menciptakan efisiensi dan meningkatkan output.Anggaran ditentukan sebelumnya dan didasarkan pada sistem pajak, sehingga entitas tidak perlu bekerja untuk menciptakan efisiensi dan meningkatkan output.

Kelebihan Manajemen Birokrasi

Meskipun gaya manajemen birokrasi terdengar lebih rumit daripada efektif, gaya ini memiliki beberapa elemen positif. Gaya beroperasi di bawah tenggat waktu yang ketat dan anggaran yang ketat. Semuanya diperhitungkan, dan tidak banyak yang lolos dari celah. Sistem dapat bekerja dengan sangat baik, ketika manajer yang efektif menggunakannya untuk keuntungan mereka dan menciptakan efisiensi yang bekerja dalam sistem birokrasi. Misalnya, seorang manajer yang mengetahui aspek mana dari sebuah proyek yang tertinggal dan memerlukan waktu tunggu (seperti dokumen atau perizinan yang berlebihan), akan segera melakukan hal-hal tersebut. Kemudian, seorang manajer dapat mengerjakan aspek-aspek proyek yang berada dalam kendali langsung, sementara bagian yang bergerak lambat bekerja di bagian belakang pembakar. Secara efektif mengelola waktu dan mengoordinasikan bagian proyek, sesuai dengan fase dan persyaratan waktu,memungkinkan untuk mendorong semuanya maju secara efektif, sambil mempertahankan anggaran yang ketat, pencatatan dan kendala Birokrasi lainnya.

Cara lain untuk mengatasi masalah birokrasi adalah dengan menyatukan berbagai aspek proyek untuk membuat segala sesuatunya bekerja dengan cepat. Dalam satu skenario umum, setiap rute dan desain tiang listrik memerlukan persetujuan insinyur. Ketika desain mengalami revisi, diperlukan persetujuan lagi. Meneruskan ini di antara departemen saat kru sedang bersiap di lapangan, memakan waktu dan, pada akhirnya, membutuhkan uang. Kru sedang menyiapkan dan menunggu, sementara dokumen dijalankan melalui departemen administrasi dan bekerja sesuai dengan potensi penjadwalan seorang insinyur. Seluruh proses tidak memiliki efisiensi. Menambahkan insinyur lapangan ke staf, bagaimanapun, memecahkan masalah, karena insinyur dapat mengunjungi lokasi, memeriksa rencana baru, membuat penyesuaian, jika perlu, untuk menyetujui proyek sebelum pindah ke proyek lain. Ini menghilangkan proses administrasi,atau setidaknya, meminimalkan admin yang diperlukan untuk mendorong proyek ke depan. Solusi seperti ini tidak sepenuhnya tidak umum, dan seluruh sub-sektor kontraktor dan bisnis independen ada untuk menambah efisiensi pada Birokrasi, sesuai kebutuhan.