Cara Menyeimbangkan dan Mengelola Proyek yang Bertentangan Secara Efisien

Organisasi adalah kunci untuk mengelola beberapa proyek dengan tugas yang saling bertentangan. Konflik diselesaikan dengan melihat setiap proyek sebagai serangkaian langkah kunci. Setelah setiap proyek dipecah menjadi elemen-elemennya, konflik cukup kecil untuk dikelola, baik melalui penjadwalan ulang atau pendelegasian yang efisien. Keberhasilan setiap proyek membutuhkan energi dan perhatian yang sama untuk setiap langkah individu dalam perjalanan penyelesaian proyek, meskipun ada konflik antara proyek bersamaan yang dijalankan oleh individu yang sama.

1

Atur semua dokumen dan materi untuk setiap proyek. Database yang terorganisir dengan baik, termasuk informasi latar belakang, anggota tim utama dan tujuan proyek, memastikan semua orang yang terlibat berada di halaman yang sama. Konflik antar proyek mudah diidentifikasi jika semua elemen ditata dengan jelas.

2

Pecahkan setiap proyek menjadi beberapa tugas. Baik proyek jangka pendek maupun jangka panjang akan membutuhkan beberapa langkah sebelum selesai. Menetapkan langkah-langkah ini di awal memungkinkan Anda membuat rencana serangan untuk masing-masing langkah.

3

Tetapkan garis waktu untuk setiap proyek. Setiap tugas membutuhkan waktu tertentu untuk diselesaikan; lampirkan jumlah jam kerja atau hari tertentu untuk setiap tugas. Perhatikan bahwa garis waktu untuk proyek yang berkonflik berjalan secara bersamaan satu sama lain; ini tidak mengkhawatirkan.

4

Identifikasi tugas proyek yang menimbulkan konflik. Jika setiap proyek mengharuskan data dijalankan melalui program analisis dan perangkat lunak program hanya dapat menangani satu set data pada satu waktu, tugas proyek berada dalam konflik langsung.

5

Prioritaskan satu proyek di atas yang lain untuk tugas-tugas yang bertentangan. Gunakan sisa garis waktu Anda untuk memutuskan proyek mana yang akan dilanjutkan dan mana yang harus ditunda. Jika laporan program pasca-analisis harus ditinjau oleh konsultan yang berbeda, koordinasi pemrosesan sesuai dengan jadwal setiap konsultan.

6

Mendelegasikan tugas ke anggota tim lainnya. Cara yang efektif untuk menyelesaikan konflik antar proyek adalah dengan merekrut orang lain untuk masing-masing melakukan sedikit pekerjaan yang harus diselesaikan pada waktu yang sama. Tugas-tugas administratif yang bertentangan dan tidak memerlukan pengetahuan khusus seringkali paling mudah untuk didelegasikan.

7

Ikuti perkembangan setiap proyek. Daftar tugas harian yang menyertakan check-in dengan anggota tim memastikan tugas yang didelegasikan diselesaikan. Pemantauan rutin penyelesaian tugas memungkinkan modifikasi jadwal proyek jika perlu dan mencegah konflik baru.