Cara Menghapus Sejumlah Besar Item di QuickBooks

Saat Anda bekerja dalam aplikasi berorientasi data seperti program lembar bentang, Anda dengan cepat menjadi terbiasa mengubah sejumlah besar entri secara bersamaan, menghemat waktu daripada alternatif catatan-demi-catatan. Jika Anda dihadapkan pada situasi di mana Anda ingin menghapus beberapa transaksi atau daftar item dari QuickBooks dalam sekali jalan, Anda dengan cepat menemukan bahwa perintah yang ingin Anda gunakan tidak beroperasi pada skala yang Anda harapkan. Untuk mengatasi keterbatasan ini, pilih metode yang tepat untuk membuang data yang tidak diinginkan.

The Undeletables

Pelanggan yang tidak lagi membeli dari Anda, produk yang tidak lagi Anda jual, dan vendor yang tidak lagi dipertimbangkan menambah jumlah besar ke file data QuickBooks Anda tanpa menambahkan nilai yang berkelanjutan. Anda tidak ingin melihatnya dalam laporan dan daftar, tetapi QuickBooks tidak mengizinkan Anda menghapus catatan yang tertaut ke satu transaksi saja. Jika pelanggan terhubung dengan perkiraan, produk muncul dalam kutipan dan vendor sebelumnya berperingkat tinggi di daftar masuk Anda, QuickBooks menampilkan pesan kesalahan saat Anda mencoba menghapus entri ini. Pesan kesalahan yang sama juga menawarkan alternatif, yang menyembunyikan catatan yang tidak diinginkan ini dari pandangan: tombol "Tidak aktif" yang dapat Anda klik untuk menurunkan item yang tidak lagi layak mendapat prioritas tetapi yang berhubungan dengan masa lalu keuangan Anda.

Bersembunyi di Plain Sight

Saat Anda mengubah hubungan perbankan, menutup akun, atau berhenti menggunakannya, koneksi item ke beberapa transaksi sebelumnya menghentikan Anda untuk menghapusnya. Jika Anda dapat memperkirakan akan melanjutkan penggunaan akun di lain waktu, Anda ingin menyimpannya untuk digunakan di masa mendatang. Agar akun yang lama dan yang tidak aktif tidak mengacaukan tampilan data Anda, sembunyikan alih-alih mencoba menghapusnya. Klik kanan pada akun di Jendela Bagan Akun untuk mengakses opsi "Jadikan Akun Tidak Aktif". Penghapusan cadangan untuk akun yang Anda buat secara tidak sengaja dan tahu bahwa Anda tidak akan pernah menggunakannya.

Satu per satu

Setelah Anda mengidentifikasi serangkaian rekaman yatim piatu yang memenuhi syarat untuk dihapus - peninggalan impor file salah, misalnya - Anda dapat menghabiskan setengah jam mencari pintasan keyboard atau item menu yang memungkinkan Anda menghapus multi- pemilihan bagian, hanya untuk menyadari bahwa QuickBooks tidak menawarkan kemampuan penghapusan massal. Untuk mengatasi kesalahan individu atau membersihkan entri yang tidak disengaja, Anda dapat menghapus item satu per satu. Jika Anda mengimpor rekaman yang salah secara massal dari spreadsheet Microsoft Excel dan tidak ingin memperbaiki kesalahan item satu per satu, lihat utilitas yang dapat menambahkan kemampuan yang ditahan oleh QuickBooks.

Menelepon Pihak Ketiga

Dua program pihak ketiga mengkhususkan diri pada jenis tugas pembersihan yang tidak dapat ditangani oleh QuickBooks sendiri. Dalam daftar 25 utilitas QuickBooks CPA Karl Irvin, Penghilang Data (lihat Sumberdaya) berfokus pada penghapusan transaksi dan nama daftar, memberi Anda kemampuan pengurutan dan rentang data yang dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi dan mengisolasi data yang ingin Anda hapus. Transaction Pro dari Baystate Consulting Pro Import, Export and Delete Wizards (lihat Sumber) mempercepat dan menyederhanakan tugas pemindahan data ke dalam dan ke luar QuickBooks, dan membersihkan sejumlah besar informasi dalam satu langkah. Untuk menggunakan utilitas ini dengan hati-hati, verifikasi bahwa Anda memahami konsekuensi dari fiturnya yang canggih.