10 Alasan Proyek Melebihi Anggaran

Secara statistik, setidaknya 85 persen dari setiap proyek melebihi anggaran sampai taraf tertentu. Hal ini sering terjadi karena kejadian tak terduga di luar kendali manusia. Untungnya, Anda dapat memanfaatkan peluang untuk menguntungkan Anda jika Anda memiliki kesadaran tentang apa yang bisa salah. Dengan menyisakan ruang dalam anggaran Anda untuk hal-hal yang tidak terduga dan mengembangkan rencana darurat, Anda dapat mengurangi kemungkinan kehabisan dana.

Pengalaman Pemimpin Proyek

Tidak berpengalamannya pemimpin sebuah proyek dapat berarti bahwa setiap aspek dari proyek tersebut dapat secara tidak sengaja salah kelola, termasuk anggaran. Meskipun benar bahwa ada pertama kalinya untuk setiap usaha, seorang pemimpin proyek yang baru dalam tanggung jawab posisi tersebut mungkin menghadapi lebih banyak rintangan daripada orang yang berpengalaman dalam melihat proyek dari awal hingga selesai. Pemimpin proyek orang baru membutuhkan lebih banyak bimbingan dan pengawasan selama proses berlangsung, atau paling tidak, seorang mentor yang dapat dipercaya untuk memberikan nasihat yang bijaksana dan obyektif.

Komunikasi / Manajemen Personil yang Buruk

Agar proyek berkembang, komunikasi yang akurat dan tepat waktu harus ada di semua fase. Pemimpin proyek perlu mengungkapkan dengan jelas apa yang dibutuhkan dan apa yang terjadi dengan pemasok, kontraktor, kru / anggota tim, dan administrator. Kru individu / anggota tim juga perlu berkomunikasi dengan baik di antara mereka sendiri. Kesalahpahaman selama perencanaan dan pelaksanaan menyebabkan tugas tidak dilaksanakan dengan baik. Memperbaiki situasi dapat menyebabkan penundaan waktu dan pembengkakan anggaran. Kolega harus saling memperbarui selama proses untuk membantu jadwal yang diproyeksikan bertemu dan biaya tak terduga minimal.

Kesalahan manusia

Kesalahan manusia berkisar dari titik desimal yang dihilangkan atau salah tempat pada neraca hingga peralatan atau persediaan yang salah yang dipesan. Apa pun bentuknya, kesalahan bisa jadi mahal. Sebagian besar bentuk kesalahan manusia dapat dikurangi dengan meluangkan waktu untuk memverifikasi dokumen, pesanan, dan memeriksa ulang setiap perubahan yang terjadi.

Kerugian Karena Kerusakan atau Kerusakan

Ketika peralatan utama rusak di lokasi, rusak selama pemasangan atau gagal beroperasi sebagaimana mestinya, itu harus diatur ulang, diganti atau diperbaiki untuk mengembalikan proyek ke jalurnya. Setiap situasi ini dapat menjadi pengeluaran tak terduga untuk anggaran yang dialokasikan. Persentase dari setiap anggaran proyek harus disisihkan terlebih dahulu untuk mencegah pengalihan dana dari kebutuhan yang dianggarkan (hingga 30 persen).

Masalah Hubungan Vendor

Masalah dengan kontraktor, vendor, atau pemasok luar dapat memengaruhi anggaran proyek Anda. Gunakan hanya vendor yang memiliki reputasi sangat baik karena andal dan terampil. Kurangnya profesionalisme, ketidakmampuan untuk memenuhi tenggat waktu, dan pekerjaan yang buruk berarti mencari vendor lain selama proyek berlangsung, dan membayar biaya baru untuk mengontrak pengganti.

Ketidakhadiran Karyawan

Tingkat ketidakhadiran tertentu dapat terjadi karena sakit atau darurat, tetapi jika berlebihan akan menghambat keberhasilan suatu proyek. Individu yang dipilih untuk mempelopori sebuah proyek perlu diinvestasikan sepenuhnya secara pribadi untuk menyelesaikannya hingga selesai dan dipilih dengan cermat oleh manajemen. Jika karyawan harus diganti di tengah-tengah proyek, kemungkinan penundaan karena kurva pelatihan / pembelajaran yang harus dijalani oleh orang baru tersebut. Jika sejumlah staf hilang, dan tidak diganti, menyelesaikan tugas yang ada akan lebih sulit dengan lebih sedikit orang yang memiliki lebih banyak tugas.

Pengerjaan yang Buruk

Tugas yang diberikan tidak hanya diselesaikan tepat waktu, tetapi juga harus dilakukan dengan baik. Prestasi kerja yang buruk yang membutuhkan lebih dari satu penyesuaian atau revisi membutuhkan lebih banyak uang karena persyaratan lembur dan dapat membebani anggaran. Memiliki profesional yang terampil dan berpengalaman dalam suatu proyek dapat membuat perbedaan.

Faktor lingkungan

Sedikit yang bisa dilakukan tentang cuaca buruk atau bencana alam. Sebuah proyek dapat dikesampingkan secara tiba-tiba dan tanpa batas waktu karena kondisi yang mencegah anggota tim tiba di lokasi, menunda pengiriman persediaan atau mengakibatkan kerugian sebagian atau total. Memulihkan dari jenis kemunduran ini bukanlah masalah sederhana, tetapi mengalokasikan uang untuk asuransi pada tahap perencanaan awal sebuah proyek adalah bijaksana.

Kurangnya Pandangan ke Depan

Perencanaan yang buruk menyebabkan sebagian besar kekurangan anggaran. Sederhananya, ketika lebih sedikit dana dari yang diperlukan dialokasikan untuk sebuah proyek, ada kepastian bahwa lebih banyak uang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Tidak memahami apa yang dibutuhkan secara finansial untuk suatu usaha, dari gaji hingga biaya overhead, dapat menyebabkan kehabisan dana pada tahap awal.

Alokasi Sumber Daya yang Buruk

Dana yang dianggarkan harus digunakan dengan bijaksana untuk menghindari pengeluaran yang terlalu tinggi di bidang-bidang non-vital. Menghabiskan terlalu banyak uang di satu area dan tidak cukup di area lain dapat membahayakan keseluruhan proyek, terutama dalam bisnis kecil dengan dana terbatas. Salah satu contohnya adalah konstruksi / renovasi dapur di mana biaya dipotong dengan menggunakan bahan lantai yang lebih murah untuk membeli peralatan berat yang jauh lebih canggih. Setelah pemasangan lantai, peralatan dikirim. Lantai di bawah standar rusak saat peralatan dibawa masuk, dan lantai baru sekarang harus dipesan. Tidak hanya timeline yang terpengaruh, tetapi juga anggarannya. Pilihan yang lebih baik adalah memesan lantai dan peralatan berkualitas baik dengan harga sedang untuk menjaga anggaran tetap terkendali dan proyek sesuai jadwal.