Kebijakan Akuntansi tentang Faktur untuk Barang yang Belum Dikirim

Dengan akuntansi tunai, pembukuan itu sederhana: Anda tidak mencatat transaksi apa pun sampai uang benar-benar berpindah tangan, kata Alat Akuntansi. Dengan akuntansi akrual, Anda mencatat transaksi segera setelah Anda menghasilkan atau berhutang. Jika faktur tiba sebelum, atau setelah, barang yang telah Anda bayar, mencatat transaksi dengan benar memerlukan beberapa langkah akuntansi tambahan.

Tip

Jika Anda membayar faktur di muka sebelum Anda menerima barang atau jasa terkait, Anda mengkreditkan uang tunai dan mendebit rekening pengeluaran prabayar, seperti persediaan prabayar, persediaan prabayar atau layanan prabayar. Ketika Anda menerima apa pun yang Anda bayarkan, Anda mengkredit biaya prabayar dan mendebit biaya inventaris atau akun serupa.

Faktur Tidak Diterima

Pencatatan akan sederhana jika pembeli hanya mengunjungi pemasok, membayar apa yang mereka butuhkan dan keluar membawa barang, tetapi seringkali hal itu tidak terjadi. Alih-alih, pemesanan, pengiriman, pembuatan faktur, dan pembayaran semuanya dilakukan pada titik yang berbeda dalam prosesnya. Untuk lebih membingungkan Anda, sistem manajemen inventaris Anda menangani pengiriman barang secara berbeda dari sistem akuntansi Anda.

Misalnya, Pengendalian Pembelian mengatakan, misalkan Anda menerima pengiriman item inventaris tetapi faktur belum diterima. Jika Anda menggunakan sistem persediaan perpetual, di mana Anda memperbarui catatan stok Anda secara konstan, Anda mencatat pengiriman sekaligus; dengan persediaan berkala, Anda mencatatnya pada akhir periode akuntansi. Apa pun itu, Anda tidak mencatat pembelian sebagai hutang dagang sampai Anda menerima faktur barang dagangan.

Misalkan Anda memesan persediaan senilai $ 2.000 . Selama faktur tidak diterima, Anda mencatat $ 2.000 di akun GRNI - barang diterima, tidak ditagih - serta di inventaris. Setelah vendor mengirimkan faktur barang dagangan, Anda mengurangi GRNI sebesar $ 2.000 dan mencatat $ 2.000 sebagai hutang dagang.

Pelacakan GRNI

Seiring pertumbuhan bisnis Anda, pengiriman GRNI mungkin menjadi lebih umum. Akun GRNI Anda mungkin memiliki ratusan entri yang melibatkan banyak pembelian, banyak item, dan banyak vendor. Melacak dan memperbaruinya saat Anda menerima faktur membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih lama dan mudah lupa. Penundaan vendor dan kesalahan faktur serta penipuan dapat memperburuk keadaan.

Perangkat lunak dapat membantu dalam hal ini. Proses otomatis dapat mengambil faktur, mencocokkannya dengan pesanan pembelian dan membuat penyesuaian pembukuan yang diperlukan, tanpa kehilangan data yang mungkin dilewati oleh mata manusia. Ini memiliki keuntungan tambahan karena selalu memperbarui pembukuan Anda, tanpa jeda waktu. Hal ini dapat mempermudah untuk menemukan vendor yang lambat, atau yang mengirimkan tepat waktu, dan memutuskan vendor mana yang lebih layak untuk bisnis Anda.

Barang Tidak Diterima

Terkadang hal-hal bekerja sebaliknya. Anda menerima faktur, mungkin membayarnya, tetapi Anda belum memiliki barangnya. Alat Akuntansi mengatakan hal ini terjadi, misalnya, saat Anda membayar di muka untuk barang yang Anda pesan. Pembayaran di muka mungkin karena Anda menggunakan akuntansi tunai dan ingin mencatat pengeluaran lebih awal, atau karena membayar di muka memberi Anda perlakuan yang lebih disukai. Itu juga terjadi jika penjual, karena alasan apa pun, tidak mau memberi Anda kredit.

Akuntansi untuk inventaris yang dibayar tetapi tidak diterima - atau barang prabayar, atau layanan prabayar - memperlakukan barang atau jasa yang dimiliki pihak lain sebagai aset. Jika Anda membayar $ 1.200 dalam persediaan di muka, Anda mengkredit $ 1.200 ke kas dan mendebit akun aset biaya prabayar sebesar $ 1.200 . Ketika Anda menerima item inventaris, atau barang lainnya, Anda mengkredit biaya prabayar dan mendebit biaya inventaris.

Dengan layanan, ini sedikit lebih rumit karena prosesnya lebih panjang. Jika Anda membayar layanan internet atau asuransi selama satu tahun di muka, misalnya, Anda mendebit biaya prabayar untuk seperdua belas pembayaran setiap bulan. Misalnya, jika Anda membayar $ 24.000 untuk layanan pemeliharaan selama satu tahun, Anda akan mendebit $ 2.000 dari biaya prabayar setiap bulan dan mengkreditkan akun biaya pemeliharaan dengan jumlah yang sama.

Sebagai masalah praktis, melakukan ini dengan setiap pengeluaran dan pembelian prabayar dapat menghambat akuntansi Anda dengan melacak terlalu banyak item prabayar, terutama layanan. Untuk menghindari hal ini, tetapkan ambang minimum untuk memasukkan item ke akun pengeluaran prabayar. Jika ambang batasnya, katakanlah, $ 500 dan Anda membayar di muka untuk perlengkapan kantor senilai $ 400 , perlakukan saja $ 400 sebagai pengeluaran biasa.

Ketika Anda Bertransaksi Secara Tunai

Jika Anda menggunakan akuntansi tunai, seperti yang dilakukan banyak bisnis kecil, tidak ada yang namanya akun pengeluaran prabayar, kata Fundera. Misalkan Anda membayar faktur barang dagangan $ 1.400 hari ini tetapi tidak akan menerima barang selama dua minggu. Alih-alih mengkhawatirkan biaya prabayar, Anda hanya mencatat $ 1.400 sebagai pembelian reguler. Jika Anda membayar layanan enam bulan dengan $ 300 hari ini, Anda akan mencatat pengeluaran hari ini dan tidak akan menyesuaikan akun nanti.

Ini menyederhanakan akuntansi Anda, tetapi juga mengubah tampilan keuangan Anda. Misalkan Anda membayar $ 3.600 bulan ini untuk layanan selama satu tahun. Itu adalah biaya layanan yang sangat besar bulan ini diikuti oleh 11 bulan tanpa biaya. Pendekatan akrual, menunjukkan pengeluaran $ 300 per bulan, memberi Anda gambaran yang lebih realistis.

Saat Anda adalah Penjual

Jika Anda adalah penjual, akuntansi untuk persediaan yang dibayar tetapi tidak diterima bekerja secara terbalik. Karena barang atau jasa inventaris pembeli dicatat sebagai kewajiban, bukan aset. Penjual biasanya tidak membawa banyak pembayaran di muka, jadi tidak sulit untuk melacak pembayaran dan menyesuaikan akun.

Jika, katakanlah, Anda menerima pembayaran $ 1.500 untuk barang yang akan dikirim, Anda mencatat kredit di akun kewajiban pembayaran di muka dan debit ke uang tunai. Saat Anda mengirimkan barang, Anda mendebit pembayaran di muka dan mengkredit akun pendapatan. Jika Anda menjual layanan di awal, Anda akan menyesuaikan akun untuk setiap bulan layanan, seperti yang dilakukan pembeli.

Meminta Uang Muka

Jobber Academy mengatakan keuntungan mendapatkan pelanggan untuk melakukan prabayar termasuk tidak khawatir tentang gagal bayar dan memastikan pembayaran tiba tepat waktu. Jika Anda adalah bisnis kecil dengan arus kas yang ketat, itu adalah nilai tambah yang pasti. Ada keadaan lain yang merupakan ide bagus:

  • Anda harus mengeluarkan uang untuk bahan mentah dalam jumlah besar dan Anda menginginkan deposit. Atap sering meminta deposit untuk menutupi sirap dan paku, misalnya.
  • Ini pekerjaan besar dan Anda benar-benar tidak mampu membayar klien untuk mundur. Deposit menjamin pembelian pelanggan.
  • Anda tahu dari pengalaman sebelumnya bahwa klien ini terlambat membayar.
  • Bisnis Anda baru dan Anda membutuhkan arus kas.

Sisi negatifnya adalah jika Anda mengirim faktur barang dagangan sebelum barang dagangan atau layanan, ini dapat mencemari hubungan dengan pelanggan Anda, terutama jika mereka tidak puas dengan pekerjaan Anda. Selalu jelaskan di awal tentang ketentuan kesepakatan. Hubungi mereka setelah pengiriman untuk melihat apakah mereka puas. Tawarkan diskon untuk pembayaran di muka, jika Anda mampu membelinya. Anda ingin pelanggan Anda benar-benar puas.