Bagaimana Mengelola Penggajian

Penggajian adalah fungsi inti dari bisnis kecil Anda, karena tugas Anda tidak berhenti hanya dengan memberikan gaji kepada karyawan Anda. Anda juga harus mematuhi undang-undang federal, negara bagian, dan lokal terkait. Kegagalan untuk mengelola tugas penggajian Anda dengan benar dapat menyebabkan gaji dan laporan keuangan yang tidak akurat. Melalui manajemen yang efektif, Anda membantu memperkuat operasi penggajian Anda.

Pertimbangan

Pilih periode pembayaran yang konsisten, seperti mingguan, dua mingguan, setengah bulanan, atau bulanan. Periksa hukum gaji minimum negara bagian Anda; Anda mungkin membayar lebih sering daripada yang diharuskan oleh hukum tetapi tidak lebih jarang.

Sistem penggajian

Sistem penggajian Anda memungkinkan Anda untuk memproses gaji. Jika Anda memproses penggajian di rumah, menggunakan perangkat lunak penggajian lebih efisien daripada memproses seluruh penggajian dengan tangan. Vendor perangkat lunak umumnya memiliki paket berdasarkan ukuran bisnis Anda. Untuk menghemat waktu dan uang, Anda dapat melakukan outsourcing tugas penggajian Anda ke perusahaan layanan penggajian. Penyedia memproses gaji dan sering kali menangani pajak gaji dan kewajiban tunjangan perusahaan Anda. Yang harus Anda lakukan adalah memeriksa ulang pekerjaan penyedia.

Sistem Ketepatan Waktu

Untuk melacak jam kerja karyawan Anda, Anda mungkin meminta pekerja mengisi lembar waktu mingguan atau memasang jam waktu. Yang terakhir lebih efisien daripada yang pertama karena tidak mudah bagi karyawan untuk membuat jam kerja. Bergantung pada jenis jam waktu yang Anda miliki, Anda akan menghitung pukulan yang ditampilkan pada kartu waktu, atau sistem akan melakukan perhitungan untuk Anda.

Pajak gaji

Saat melakukan penggajian, Anda harus menahan pajak penggajian federal, termasuk Jaminan Sosial dan Medicare, dari gaji karyawan Anda dan membayar bagian Anda sendiri ke lembaga pemerintah yang tepat. Anda juga menarik pajak pendapatan federal, pajak pendapatan negara bagian - jika berlaku - dan kontribusi asuransi pengangguran. Untuk tujuan pemotongan pajak pendapatan federal, berikan karyawan baru Anda formulir W-4 untuk diisi dan dikembalikan kepada Anda tepat waktu untuk gaji pertama mereka. Untuk tetap mengetahui kewajiban pajak federal Anda, konsultasikan dengan Internal Revenue Service Circular E, "The Employer's Tax Guide." Untuk menentukan kewajiban negara bagian dan lokal Anda, hubungi badan pendapatan negara bagian atau penilai pajak lokal.

Keuntungan karyawan

Jika Anda memberi karyawan Anda tunjangan perusahaan, seperti asuransi kesehatan, rekening pengeluaran fleksibel, dan rencana pensiun, kontribusi sukarela karyawan untuk rencana tersebut juga ditangani oleh penggajian. Penggajian atau staf sumber daya manusia Anda mungkin menangani area bisnis Anda ini, atau Anda dapat menyewa administrator pihak ketiga. Jika Anda menawarkan cuti berbayar, seperti berkabung, liburan, hari sakit, dan hari pribadi, administrator penggajian Anda dapat melacak apa yang sedang digunakan.

Deposit langsung

Semakin banyak gaji yang Anda hasilkan, semakin banyak cek yang harus Anda lacak. Gaji rentan terhadap pencurian atau kesalahan penempatan. Jika ini terjadi, berikan penghentian pembayaran untuk cek yang dicuri atau hilang dan berikan kembali gaji lainnya kepada karyawan tersebut. Anda dapat menghindari kemungkinan ini dengan membuat setoran langsung dengan bank Anda dan menggunakan perangkat lunak penggajian yang mengaktifkan opsi ini. Jelaskan keuntungan setoran langsung kepada karyawan Anda dan dorong mereka untuk menerimanya.

Akuntansi

Akuntansi penggajian adalah bagaimana Anda memantau biaya penggajian perusahaan. Melalui akuntansi penggajian, Anda mengalokasikan gaji, gaji, pemotongan gaji dan biaya lainnya ke akun keuangan yang benar. Anda juga melakukan rekonsiliasi berkala untuk memastikan pembayaran gaji, pelaporan pajak, dan akuntansi yang akurat.

Pencatatan

Pemerintah federal dan negara bagian memiliki undang-undang penyimpanan catatan khusus untuk penggajian. Meskipun perangkat lunak penggajian menyimpan data penggajian Anda, Anda dapat meningkatkan keandalan dengan mencetak laporan penggajian di akhir setiap periode pembayaran dan menyimpan salinan cetak di tempat yang aman. Laporan tersebut menguraikan upah bruto ke bersih setiap karyawan untuk periode pembayaran.