Elemen Apa yang Harus Disertakan dalam Mendokumentasikan Karyawan untuk Pemutusan Hubungan Kerja?

Tanpa dokumentasi yang menyeluruh, sebuah perusahaan dapat mengubah tabelnya sendiri oleh mantan karyawan yang tidak puas itu secara sah dan dapat dibenarkan. Hasilnya bisa menjadi pengalaman litigasi yang mahal. Mendokumentasikan insiden secara objektif, kinerja yang buruk, dan percakapan dengan seorang karyawan dapat membantu membangun kredibilitas dan mendukung klaim Anda ketika tiba saatnya untuk memberhentikan seorang pekerja.

tanggal

Setiap kali insiden atau percakapan terjadi antara Anda dan karyawan bermasalah, penting untuk mendokumentasikan tanggal terjadinya. Menyertakan tanggal tersebut dapat membantu Anda mengisolasi setiap peristiwa dan menetapkan pola apa pun yang Anda perhatikan saat menyiapkan dokumentasi untuk pemutusan hubungan kerja. Mendokumentasikan peristiwa juga akan menunjukkan bahwa keputusan untuk memberhentikan seorang karyawan tidak terjadi tanpa catatan insiden sebelumnya.

Pelanggaran

Dalam sebuah artikel untuk Manajemen Sumber Daya Manusia Masyarakat, H. Ann Liroff menulis bahwa Anda harus mendokumentasikan semua pelanggaran karyawan dalam file personalia karyawan saat terjadi. Pelanggaran harus sesuai dengan kebijakan dan buku pedoman prosedur perusahaan dan dapat mencakup kinerja yang buruk, pelanggaran kontrak, tindakan ilegal, perilaku tidak etis, produktivitas rendah, ketidakhadiran, keterlambatan, pembangkangan, praktik tidak aman, dan perilaku yang mengganggu. Saat mendokumentasikan pelanggaran, Anda harus menyertakan, jika memungkinkan, bahasa yang digunakan karyawan, bagaimana insiden tersebut memengaruhi tugas karyawan dan bagaimana hal itu memengaruhi departemen atau perusahaan secara keseluruhan. Gunakan catatan yang Anda tulis di file personalia karyawan untuk membuat daftar pelanggaran dan tanggalnya dalam dokumen pemutusan hubungan kerja.

Percakapan dan Evaluasi

Saat mendokumentasikan pelanggaran, sertakan catatan tentang tindakan yang Anda lakukan atau percakapan Anda dengan karyawan tersebut. Percakapan terperinci yang Anda lakukan dengan karyawan tersebut mengenai kekurangan kinerja, konsekuensinya, serta pedoman realistis dan tenggat waktu yang Anda tetapkan untuk perbaikan. Catatan tersebut membantu menegakkan tindakan disipliner yang dapat dibenarkan atau pemutusan hubungan kerja. Membuat karyawan mengetahui dokumentasi tersebut juga membuatnya sadar akan konsekuensi yang merugikan.

Evaluasi

Selain percakapan, dokumentasikan evaluasi karyawan yang dilakukan, rapat yang berlangsung untuk menilai kemajuan karyawan menuju tujuan yang ditetapkan dan tingkat partisipasi karyawan selama proses berlangsung. Merupakan ide yang baik untuk mengeluarkan peringatan secara tertulis dan meminta karyawan yang bermasalah menandatangani dokumen yang mengakui penerimaan dokumen tersebut. Pengakuan ini dapat membantu mendukung fakta bahwa karyawan tersebut menerima peringatan dan diberi tahu tentang kemungkinan konsekuensinya. Sertakan informasi mengenai percakapan, evaluasi dan peringatan dalam dokumen pemutusan hubungan kerja karyawan.

Tindakan Disiplin

Selalu catat tindakan disipliner yang diberikan kepada karyawan dalam file personalia dan dokumen pemutusan hubungan kerja. Tindakan disipliner dapat mencakup penurunan pangkat, masa percobaan atau penangguhan. Sertakan hasil dari tindakan disipliner dalam catatan Anda.