Pentingnya Pembelian Terpusat

Memusatkan pembelian menjadi semakin penting jika bisnis kecil tumbuh. Yang terpenting, struktur pembelian yang terdesentralisasi di mana masing-masing departemen bertanggung jawab atas aktivitas pembelian mereka sendiri seringkali mahal dan tidak efisien. Sebaliknya, struktur organisasi dan manajemen yang terpusat mengurangi biaya pembelian dan menciptakan departemen pembelian yang lebih efisien.

Derajat Sentralisasi

Pembelian terpusat mengacu pada struktur organisasi yang sepenuhnya terpusat dan dipimpin oleh pusat. Keduanya, departemen pembelian membuat kebijakan pembelian dan prosedur operasi standar untuk seluruh bisnis. Struktur yang sepenuhnya terpusat juga menangani tugas dan aktivitas pembelian untuk semua departemen atau divisi dari kantor pusat atau kantor pusat bisnis. Dalam struktur yang dipimpin oleh pusat, departemen pembelian membuat kebijakan pembelian dan aturan operasi standar tetapi menyerahkan tugas dan tanggung jawab pembelian harian kepada setiap departemen atau divisi bisnis.

Efisiensi Strategis

Sasaran bisnis jangka panjang dan sasaran departemen pembelian sering kali lebih terkait langsung dengan struktur pembelian terpusat. Alasan utamanya adalah banyak bisnis yang menganggap pengadaan lebih penting dengan departemen pembelian yang terpusat. Persepsi tentang kepentingan yang lebih besar menyebabkan pembelian terpusat tidak hanya menjadi lebih terlihat dalam organisasi tetapi juga lebih cenderung untuk mengambil bagian dalam perencanaan strategis jangka panjang. Dengan memasukkan inisiatif pengadaan ke dalam tujuan bisnis jangka panjang, kesuksesan finansial bisnis terkait dengan tujuan pengadaan.

Efisiensi Prosedural

Sentralisasi menawarkan keuntungan prosedural berbeda yang tidak tersedia dalam struktur desentralisasi. Untuk satu hal, sentralisasi menghilangkan upaya yang berlebihan dan terduplikasi. Berbagi informasi dan sumber daya menciptakan peluang untuk menggabungkan pembelian departemen agar memenuhi syarat untuk mendapatkan diskon volume dan mengurangi biaya transportasi dan pengiriman. Departemen pembelian yang terpusat juga mempermudah penciptaan dan pemeliharaan hubungan yang baik dengan vendor dan pemasok. Alasan utama untuk hal ini adalah untuk mengurangi kebingungan di antara pemasok, yang tidak lagi harus bertanya-tanya kepada siapa harus berbicara untuk setiap pesanan pembelian yang berbeda.

Kontrol dan Manajemen

Kebijakan pembelian yang terpusat memberikan kontrol internal yang lebih besar. Kebijakan pembelian terpusat dan arus informasi top-down membakukan pengambilan keputusan dan aktivitas pembelian. Misalnya, kebijakan terpusat mengidentifikasi karyawan yang berwenang untuk memulai pesanan pembelian, menguraikan kriteria untuk memilih vendor dan menentukan batas pengeluaran. Kebijakan pusat juga membahas masalah etika. Di antaranya adalah posisi bisnis dalam menerima hadiah dari pemasok, identifikasi kejadian yang menimbulkan konflik kepentingan, dan posisi bisnis dalam menjaga kerahasiaan.