Apa Kegiatan Penutupan Proyek Yang Paling Penting?

Anda sudah memulai petualangan seumur hidup dengan meluncurkan bisnis kecil. Sekarang Anda siap untuk memulai jenis petualangan yang berbeda namun tetap menggembirakan: sebuah proyek khusus yang akan menyegarkan bisnis Anda, meningkatkan operasi, dan mungkin memperkaya keuntungan Anda. Setidaknya, ini adalah hasil yang menanti Anda - jika proyek Anda sampai pada kesimpulan yang benar.

Meskipun sulit dipercaya, beberapa proyek khusus gagal atau gagal - merampok pemilik usaha kecil dari keuntungan yang mereka bayangkan ketika proyek tersebut berada di "tahap impian" awal. Anda dapat menghindari kemungkinan ini dengan mempersiapkan kegiatan penutupan proyek terpenting yang direkomendasikan oleh pakar manajemen proyek.

Pahami Pentingnya Penutupan Proyek

Tidak peduli fase apa proyek Anda saat ini, tidak pernah terlalu cepat untuk memperkenalkan diri Anda dengan pentingnya aktivitas penutupan proyek . Anda sedang dalam perjalanan, dan meskipun sekarang Anda mungkin fokus pada langkah-langkah awal yang sangat penting, Anda tetap harus memperhatikan tujuan Anda. Anda sudah menginvestasikan terlalu banyak waktu, tenaga dan uang dalam proyek Anda - dan mungkin banyak harapan - untuk berpikir sebaliknya.

Mengikuti langkah-langkah penyelesaian proyek cerdas akan membantu memastikan bahwa:

  • Semua pekerjaan yang terkait dengan proyek Anda sudah lebih dari selesai; selesai. Setiap orang yang terlibat dalam proyek setuju bahwa proyek telah mencapai kesimpulan yang memuaskan. Proses dan prosedur penting yang diperlukan untuk mengintegrasikan proyek dalam operasi bisnis Anda sehari-hari sudah siap.

Waspadai "Project Drift"

Tidak ada yang bisa menyalahkan Anda jika Anda masih mengenakan topi Thomas yang Meragukan. Dengan manajer proyek di pucuk pimpinan, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana dia dapat membahayakan sebuah proyek. Bagaimanapun, dia telah menginvestasikan waktu, uang, dan sumber daya lainnya ke dalam proyek Anda juga. Dia telah mempertaruhkan banyak hal, termasuk reputasinya di industri.

Kenyataannya adalah, bahkan proyek yang dimulai dan dilanjutkan di tangan yang paling mampu dapat menjadi korban dari apa yang disebut "pergeseran proyek". Proyek komputer sangat terkenal karena termasuk dalam salah satu dari dua jenis penyimpangan.

Belajar dari Proyek Bahasa

Jenis penyimpangan pertama terjadi saat proyek gagal, terkadang karena:

  • Tim proyek menjadi begitu terintegrasi dalam bisnis sehingga kehadiran mereka menjadi kebiasaan. Nada proyek berubah dari salah satu ketepatan waktu atau urgensi menjadi "bisnis seperti biasa".
  • Parameter proyek berubah, sering kali berulang kali. * Tenggat waktu tidak diberlakukan secara ketat - dan begitu pula konsekuensi jika gagal memenuhinya.

Belajar dari "Anak Yatim"

Jenis penyimpangan kedua terjadi ketika tim proyek tidak dapat, atau tidak akan, menyerahkan tanggung jawab atas hasil proyek kepada tim orang baru. Tim proyek mungkin terdiri dari orang-orang berbakat, tetapi mereka secara tidak sengaja membuat proyek yang oleh para pakar industri disebut sebagai "yatim piatu".

Dan di sini, perbedaannya penting: tim proyek dipekerjakan untuk merancang proyek, bukan mengimplementasikannya . Seperti seorang koki restoran, waktunya seharusnya tiba bagi mereka untuk menyerahkan kreasi mereka kepada orang berikutnya dalam antrean. Tim proyek tidak boleh duduk di meja.

Ketika sebuah proyek benar-benar selesai, itu harus memasuki fase baru. Tanggung jawab untuk implementasi dan pemeliharaan harus diserahkan kepada kelompok orang yang berbeda, termasuk, mungkin, beberapa orang di bisnis kecil Anda. Sebagai pemilik, Anda harus mengambil sikap proaktif dengan sembilan kegiatan penutupan proyek . Langkah-langkah Anda mungkin datang dalam urutan yang agak berbeda, tetapi itu harus menjadi bagian dari rencana.

Bersikeras pada Penutupan Proyek Langkah 1

Beberapa langkah dalam proses penutupan proyek mungkin menurut Anda sebagai kejadian de facto - alami, yang diharapkan. Mungkin inilah yang dipikirkan oleh pemilik usaha kecil yang menyaksikan proyek mereka terhenti atau gagal mencapai garis finis. Cerdas untuk tidak menerima begitu saja, mengadopsi pepatah jurnalis tentang "percaya tapi verifikasi."

Mulailah dengan memastikan bahwa seluruh ruang lingkup pekerjaan telah selesai. Di akhir proyek, Anda mungkin mengetahui komponennya dengan baik sehingga Anda dapat melafalkannya dari memori. Tapi ambil langkah ekstra untuk menggali proposal proyek asli. Ini harus memiliki tugas perincian yang ditugaskan ke tim proyek, dan Anda harus memperlakukan tugas ini sebagai daftar check-off.

Bersikeras pada Penutupan Proyek Langkah 2

Pastikan bahwa proyek tersebut telah memenuhi tujuan yang telah dilakukan sejak awal. “Tandai” kisah peringatan lainnya di sini, karena tidak jarang pemilik usaha kecil mendaftarkan momen “uh-oh” ketika mereka menyadari bahwa proyek yang mendekati akhir tidak akan menyelesaikan masalah - atau melakukan perbaikan - bagaimanapun juga .

Ingatlah bahwa proyek belum ditutup, dan tidak ada kata terlambat untuk membuat perubahan. Kontrak Anda harus mengizinkan mereka. Lebih baik memperpanjang proyek daripada memotongnya dengan hasil yang tidak terealisasi. Perubahan biasanya berakhir dengan biaya uang, tetapi cobalah untuk mengambil pandangan panjang tentang investasi proyek Anda, karena mengetahui bahwa mungkin akan menghabiskan lebih banyak uang untuk memulai kembali.

Bersikeras pada Penutupan Proyek Langkah 3

Lakukan pembayaran akhir kepada pemasok, vendor, atau mitra proyek. Detail yang mengganggu ini sering kali dibiarkan menggantung, setelah tim proyek pindah ke luar lokasi dan ke proyek lain. Pada saat itu, juga akan lebih rumit untuk memeriksa bahwa pihak ketiga ini telah memenuhi kewajiban kontrak mereka, termasuk, mungkin, menyediakan informasi produk, jaminan, dan pembebasan hak gadai.

Bersikeras pada Penutupan Proyek Langkah 4

Hitung dan catat kinerja proyek secara keseluruhan. Topping ukuran ini biasanya kinerja biaya, atau apakah proyek datang di bawah anggaran, melebihi anggaran atau sesuai dengan harapan. Tindakan lain sering kali mencakup bagaimana proyek tersebut sesuai dengan tenggat waktu dan standar jaminan kualitas.

Bersikeras pada Langkah Penutupan Proyek 5

Kumpulkan semua dokumen yang terkait dengan proyek dan indeks dan arsipkan. Sekarang, Anda seharusnya sudah membuat “stasiun dok” khusus sehingga semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek dapat dengan mudah mengakses dokumen penting. Jika Anda belum melakukannya, sekaranglah waktunya untuk melakukannya - dan buat cadangannya agar terlindungi dari kerusakan komputer.

Ini bisa menjadi langkah finalisasi proyek yang melelahkan dan melelahkan , bergantung pada cakupan dan kompleksitas proyek Anda. Tetapi cobalah untuk menganggapnya sebagai "perpustakaan proyek" Anda - sumber daya berharga yang dapat Anda dan karyawan Anda rujuk ketika mereka menghadapi pertanyaan atau masalah di jalan.

Bersikeras pada Penutupan Proyek Langkah 6

Kumpulkan enkapsulasi "pelajaran yang didapat" dari tim proyek - dan kemudian pastikan untuk mengarsipkannya. Beberapa tim proyek memandang latihan penutupan proyek ini sebagai beban administratif terbaik dan upaya untuk menghibur klien. Faktanya, ini bukan keduanya, dan dapat memberikan nilai nyata bagi Anda jika tim menjawab dua pertanyaan sederhana:

  • Apa yang telah kami lakukan dengan sangat baik sehingga tidak terulang lagi di masa mendatang? * Apa yang dapat kami lakukan dengan lebih baik - dan bagaimana?

Anda tidak dapat melihatnya sekarang, tetapi "pelajaran yang dipelajari menangkap" dapat:

  • Kurangi kemiringan kurva pembelajaran Anda pada proyek-proyek masa depan.
  • Sediakan sekumpulan praktik terbaik untuk ditiru dan praktik buruk yang harus dihindari. * Membantu Anda menghindari salah langkah yang akhirnya menambah biaya proyek.

Mengacu pada pelajaran yang dipelajari, repositori telah berfungsi sebagai berkah bagi banyak pemilik bisnis kecil yang akan memulai perombakan situs web mereka. Itu dapat menyegarkan ingatan mereka tentang detail penting yang telah mereka lupakan. Dan, dengan satu situs web di bawah ikat pinggang mereka dan kepercayaan diri mereka naik cukup tinggi, itu dapat memberdayakan mereka untuk mengambil kendali yang lebih besar atas proyek untuk kedua kalinya.

Bersikeras pada Penutupan Proyek Langkah 7

Jadwalkan pelatihan yang diperlukan agar karyawan Anda memahami cara berfungsi dengan perubahan apa pun yang dipicu oleh proyek. Mereka harus memiliki semua alat, dokumentasi dan sumber daya yang tersedia bagi mereka sehingga mereka tidak harus bergantung pada tim proyek untuk melaksanakan tugas mereka.

Jika Anda mendengar tangisan seorang "yatim piatu yang mendekam," Anda benar untuk meningkatkan pertahanan Anda. Banyak manajer tim proyek yang bermaksud baik berjanji untuk menjadwalkan sesi pelatihan "nanti". Tapi seperti yang Anda duga, "nanti" sering kali ditunda (untuk diam nanti) atau tidak pernah terwujud sama sekali.

Manajer Anda mungkin mencoba menunggu hingga saat-saat terakhir yang memungkinkan untuk menjadwalkan sesi pelatihan, berpikir bahwa penyesuaian pada menit-menit terakhir mungkin memerlukan sesi lain. Jika ini terjadi pada Anda, temui dia di tengah jalan dan jadwalkan satu sesi latihan sesegera mungkin - dan tinggalkan sesi tindak lanjut untuk "nanti".

Bersikeras pada Penutupan Proyek Langkah 8

Menandatangani proyek dan menerima kiriman proyek. Ini formalitas, tetapi formalitas yang penting: tanda tangan Anda pada dokumen yang menyatakan bahwa Anda menyatakan bahwa proyek telah diselesaikan dengan memuaskan dan / atau sesuai dengan ketentuan proposal proyek. “Ritus peralihan” ini secara resmi mengalihkan proyek dari kepemilikan tim proyek ke milik Anda.

Jika proyek Anda menyertakan kiriman, seperti kebanyakan proyek, sekaranglah waktunya Anda harus menerimanya. Sudah hampir waktunya untuk melepaskan balon.

Bersikeras pada Penutupan Proyek Langkah 9

Membubarkan tim proyek - formalitas penyelesaian proyek lain tetapi sangat penting jika tim proyek telah mengambil tempat tinggal semi-permanen dalam bisnis Anda. Anggota tim mungkin merasa seperti anggota staf Anda yang bonafid setelah berbulan-bulan bekerja bersama secara intens dan terfokus.

Tetapi ide yang bagus untuk memutuskan hubungan ini sedemikian rupa sehingga karyawan Anda juga menyaksikannya. Cara yang baik untuk melakukannya? Di pesta perayaan, bersulang semua yang terlibat dengan proyek. Proyek yang sukses pantas dirayakan, seperti halnya orang-orang yang mewujudkannya.

Jaga Penutupan Proyek Anda

Mungkin membantu untuk mengingat poin dasar tetapi penting: kegiatan penutupan proyek berlangsung selama proyek. Mereka tidak terpisah dari proyek, yang berarti mereka tidak kebal dari masalah yang merusak proyek di titik lain dalam masa pakainya. Faktanya, beberapa pemilik usaha kecil mungkin memperingatkan Anda bahwa jika tim proyek akan menjadi ceroboh atau mengalihkan pandangan kolektifnya, hal itu mungkin terjadi menjelang akhir proyek, ketika intensitas proyek dimulai mereda dan, mungkin, minat di dalamnya mulai berkurang.

Pemilik bisnis kecil lainnya akan mengatakan bahwa beberapa tim proyek "memeriksa", setidaknya secara mental, sebelum mereka keluar dari bisnis secara fisik. Ini terkadang terjadi karena fokus tim proyek beralih ke proyek berikutnya. Anggota tim melihat ke depan, bukan di kaca spion mereka. Untuk alasan ini, bijaksana untuk tetap waspada dan berbicara jika:

  • Anggota tim proyek utama mulai meninggalkan proyek jauh sebelumtahap penutupan proyek . Hasil kerja mulai masuk tetapi kualitasnya lebih rendah. Anda tidak bisa lagi mendapatkan anggota tim kunci di telepon dan / atau mereka membutuhkan waktu lebih lama dari biasanya untuk membalas panggilan Anda.

Jika beruntung, Anda akan setuju bahwa proyek dapat menjadi guru yang hebat, memberikan pelajaran yang dapat diterapkan pada berbagai situasi di seluruh bisnis Anda. Dan dengan Anda menangkap pentingnya obral proyek kegiatan, proyek Anda akan berdiri sebagai bukti bahwa beberapa proyek memeluk rel - sampai mereka mencapai tujuan yang sah.